El paper dels assistents administratius en els despatxos d’advocats

En continuar la nostra sèrie sobre l’amplitud d’influència que tenen diferents àrees d’expertesa de la ciència de l’arxiu, ara dirigim el focus cap als assistents administratius que treballen per a despatxos d’advocats. En fer-ho, ens basem en un article recent d’una font externa al camp – la importància dels assistents administratius en els despatxos d’advocats. Per adaptar-se millor al contingut tradicional de la ciència de l’arxiu, aquest article també explorarà com gestionen els documents i papers dels despatxos d’advocats des d’una perspectiva arxivística.

Els assistents administratius en els despatxos d’advocats ara més que mai són clau per al funcionament efectiu de qualsevol pràctica legal. Són literalment la greix que manté la roda girant. No sempre ha estat així, però. Històricament, era una pràctica habitual que els advocats juniors i fins i tot intermedis fessin la classificació ells mateixos mentre estaven en posicions de pràctica. Avui dia, aquestes funcions i moltes més són realitzades per assistents administratius.

La posició d’assistent administratiu és una de les feines més cobejades en el món legal. Això té a veure amb les tasques diàries que se’ls requereixen, que ara van molt més enllà de l’assemblatge simple de documents i la programació. Altres tasques clau inclouen: A mesura que tothom a l’oficina, incloent els advocats, es torna cada vegada més dependent dels assistents administratius, el seu valor i responsabilitats continuen creixent. Això significa que els assistents administratius poden fer la transició a rols de lideratge clau on el seu impacte en el negoci es maximitza.

El creixent focus en els assistents administratius en els despatxos d’advocats té molts beneficis. El benefici més obvi és l’ús més eficient del temps per part dels advocats. La feina administrativa ocupa més del 40 per cent de la setmana laboral dels advocats, la qual cosa és una gran distracció de les responsabilitats de representació legal. El temps administratiu també és costós. Els assistents administratius redueixen la càrrega sobre els advocats en aquestes dues categories.

Els despatxos d’advocats no poden simplement contractar més assistents administratius i després continuar amb els negocis com sempre. Cada assistent administratiu té un enfocament únic cap a la seva feina. Per tant, també és important integrar-los en el procés. Què significa això? Significa aconseguir que els assistents administratius estiguin a la mateixa pàgina amb els fluxos de treball, els processos d’assemblatge de documents i la tecnologia de gestió de projectes.

Els assistents administratius en els despatxos d’advocats són crítics per establir una estratègia efectiva de gestió de documents. Els fitxers han de ser nomenats correctament, categorizats i fàcilment accessibles. Els assistents administratius també són crítics en el disseny d’aquests sistemes, ja que entenen les necessitats dels advocats i del personal de suport millor que ningú més a l’organització.