Conservació del patrimoni documental: fitxes tècniques per a una gestió responsable

1. Introducció i context estratègic 

La preservació del patrimoni documental és molt més que una tasca tècnica: és un compromís amb la memòria col·lectiva, amb els drets de la ciutadania i amb la transmissió del coneixement. En un context marcat per la transformació digital i els reptes ambientals, la conservació preventiva esdevé una responsabilitat patrimonial que exigeix rigor, coherència i una mirada a llarg termini. El Pla d’arxius i gestió documental de Catalunya – Arxius 2030, aprovat pel Govern el 25 de juliol de 2023, estableix una estratègia integral per modernitzar el Sistema d’Arxius de Catalunya a través de 8 eixos estratègics i dos plans d’actuacions quadriennals, 2023-2026 i 2027-2030. Dins d’aquest marc, l’eix dedicat a la preservació, conservació, restauració i digitalització del patrimoni documental impulsa diverses accions per definir estàndards tècnics, establir prioritats i garantir una governança compartida entre institucions, dins el Pla de suport que se li encomana (acció 20).

La publicació “Recursos fonamentals de conservació del patrimoni documental”, presentada el 30 de juny de 2025, és fruit d’aquest compromís. És molt més que un instrument tècnic: és una eina estratègica que articula criteris homogenis i actualitzats, alineats amb normatives internacionals (ISO, UNE) i amb els principis ètics de la professió (ECCO). La seva elaboració ha estat possible gràcies al grup de treball interinstitucional integrat per les conservadores-restauradores: Carme Balliu Badia i M.José Gracia Tarragona del Centre de Restauració de Béns Mobles de Catalunya (CRBMC) i Gemma Goicoechea Foz de l’Arxiu Nacional de Catalunya (ANC), així com les tècniques d’arxiu Esther Redondo García del Servei de Suport al Sistema d’Arxius de Catalunya i l’autora de l’article com a vocal coordinadora del grup. Al llarg del 2024 s’ha treballat per primera vegada i des del moment zero de manera conjunta entre arxiveres i conservadores-restauradores. Habitualment, la col·laboració entre aquests perfils professionals és puntual, centrada en intervencions concretes o diagnòstics específics; en aquest cas, però, s’ha posat en valor la importància d’haver iniciat el projecte des d’un punt de partida comú i amb una visió compartida. Aquesta metodologia ha permès ajustar formes de treball, identificar punts coincidents i establir sinergies que han donat lloc a una publicació amb una vessant eminentment pràctica. Aquesta col·laboració ha permès consensuar directrius que responen a les necessitats reals dels fons documentals i que integren la sostenibilitat com a valor comú.

La publicació digital contribueix directament a l’eix 2, que fixa com a objectiu específic la definició d’estàndards i requeriments tècnics per a la preservació del patrimoni documental català. A més, dona suport a l’acció 20 del mateix eix, promovent la participació d’equips multidisciplinaris i la inclusió de professionals especialitzats en conservació-restauració. Finalment, la publicació també s’alinea amb l’eix 4, que estableix criteris tècnics i constructius per a equipaments d’arxiu sostenibles, incorporant la sostenibilitat com a principi transversal en totes les decisions tècniques. D’aquesta manera, la publicació digital no només és una eina pràctica, sinó també un instrument estratègic que reforça els objectius del Pla d’Arxius 2030.

2. Impacte en els sectors professionals

Els objectius de la publicació digital són clars: difondre els coneixements bàsics i pràctics sobre la conservació del patrimoni documental, establir els criteris i les directrius professionals per a la intervenció, promoure la sostenibilitat en tots els processos de la conservació documental i donar suport als professionals del Sistema d’Arxius de Catalunya. La seva acollida confirma la rellevància d’aquesta iniciativa: en només cinc mesos, des de la seva publicació en accés obert el 30 de juny de 2025, la publicació ha tingut una acollida excepcional: ha registrat prop de 2.000 visualitzacions i més de 350 descàrregues al repositori del DRAC (Dades i Recursos d’Accés obert de Catalunya). Repositori institucional digital del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya per recollir, difondre i preservar la producció documental no administrativa del Departament de Cultura i de les entitats que hi estan relacionades. 

Aquestes xifres evidencien la demanda d’un corpus tècnic fiable que permeti unificar criteris, integrar la gestió responsable dels riscos, integrar la sostenibilitat en les decisions tècniques i adaptar-se als nous reptes, com la digitalització massiva i la preservació digital.

3. Estructura funcional 

Les fitxes de la publicació s’estructuren en tres àmbits complementaris que garanteixen una gestió integral del patrimoni documental. En primer lloc, l’apartat de Coneixement i diagnosi permet identificar què tenim, en quin estat es troba i quins riscos poden afectar la seva conservació. Aquest procés inclou tasques de documentació, avaluació i diagnosi per establir una base sòlida d’informació. En segon lloc, les Mesures preventives recullen les accions necessàries per minimitzar riscos, abordant aspectes com l’equipament, els factors ambientals, la instal·lació, la manipulació, l’exposició i el préstec, així com la digitalització i els plans de salvaguarda. Finalment, l’àmbit de Conservació-restauració se centra en la identificació d’alteracions i les seves causes, així com en la definició dels procediments tècnics vinculats per garantir una intervenció adequada. Aquesta estructura assegura un enfocament sistemàtic i professional per preservar el patrimoni documental amb criteris tècnics i sostenibles.

Les fitxes temàtiques aborden àmbits essencials en la conservació. Les condicions ambientals són el primer pilar: la temperatura, la humitat relativa i la il·luminació han de mantenir-se dins de rangs òptims per evitar alteracions irreversibles. El control passiu, el monitoratge continu i la protecció davant la radiació ultraviolada són mesures imprescindibles per garantir l’estabilitat dels suports. Els materials de conservació constitueixen un requisit essencial per garantir la preservació a llarg termini, juntament amb unes condicions ambientals adequades. L’ús de papers lliures d’àcids amb reserva alcalina, fundes de polièster o polipropilè i caixes de cartró neutre assegura la compatibilitat química i l’estabilitat dels documents. La selecció de materials ha de complir criteris de neutralitat química i sostenibilitat, prioritzant aquells que ofereixin una protecció òptima sense comprometre la integritat dels fons.

La protecció física dels documents requereix sistemes adequats d’instal·lació i vitrines amb control climàtic en cas d’exposició. La manipulació i el transport han de seguir protocols estrictes que inclouen l’ús de guants nets, carros amb safates rígides i la prohibició d’objectes de risc com clips metàl·lics o adhesius. Quan la intervenció és inevitable, els principis ètics de la restauració imposen la mínima actuació, la reversibilitat i la documentació exhaustiva de tot el procés. Paral·lelament, l’avaluació de riscos permet identificar amenaces físiques, químiques, biològiques i tecnològiques, establint plans de mitigació i protocols d’emergència.

4. Valors afegits 

Entre els principals punts forts de la publicació digital destaquen diversos aspectes que contribueixen a la seva qualitat i funcionalitat. En primer lloc, el disseny visual, clar i atractiu, facilita la lectura i la comprensió del contingut. L’ús d’icones i elements gràfics, juntament amb fotografies il·lustratives, aporta dinamisme i reforça la transmissió d’informació. A més, la incorporació d’esquemes i taules sistematitzades permet presentar dades de manera ordenada i accessible. L’organització temàtica per fitxes afavoreix la consulta ràpida i segmentada, mentre que la integració de bones pràctiques i normatives garanteix la fiabilitat i el rigor tècnic. Un element especialment innovador és la inclusió transversal de criteris de sostenibilitat en totes les decisions tècniques, fet que reflecteix un compromís amb la responsabilitat ambiental i la qualitat global del projecte.

La sostenibilitat es consolida com un principi ètic i professional fonamental en la gestió documental i en la planificació dels arxius. Aquest compromís es tradueix en diverses línies d’actuació: la gestió responsable dels residus, que garanteix la reducció de l’impacte ambiental; la construcció i el manteniment d’equipaments sostenibles, orientats a l’eficiència energètica i a la durabilitat; i la digitalització responsable, que assegura processos respectuosos amb els recursos i amb criteris de preservació a llarg termini. A més, els plans de salvaguarda del patrimoni documental incorporen criteris sostenibles per minimitzar riscos i garantir la protecció del patrimoni documental en situacions d’emergència. Aquest enfocament respon a una visió que combina sostenibilitat mediambiental, social i econòmica, reforçant la responsabilitat institucional amb els Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS). Aquesta visió amplia el concepte tradicional de preservació i el vincula amb la responsabilitat global davant el canvi climàtic.

La disponibilitat en accés obert i el format modular en fitxes en potencien la difusió i la reutilització en diversos contextos institucionals, des de protocols interns fins a projectes de restauració i digitalització.

5. Conclusions 

La conservació del patrimoni documental és una funció estratègica que transcendeix la dimensió tècnica per convertir-se en un compromís institucional amb la memòria col·lectiva i els drets culturals. L’anàlisi del projecte evidencia diversos punts clau:

1. Integració metodològica: la col·laboració interdisciplinària entre arxiveres i conservadores-restauradores ha permès establir directrius consensuades, alineades amb normatives internacionals (ISO, UNE) i principis ètics (ECCO), garantint coherència i rigor en les intervencions.
2. Estandardització i accessibilitat: la publicació digital en format modular facilita la consulta i l’aplicació de criteris homogenis, contribuint a la professionalització del sector i a la reducció de riscos derivats de pràctiques heterogènies.
3. Enfocament preventiu i sostenible: les fitxes tècniques incorporen mesures preventives basades en el control ambiental, la selecció de materials compatibles i protocols de manipulació segura, integrant la sostenibilitat com a principi transversal en totes les decisions tècniques.
4. Impacte i transferència de coneixement: l’elevada difusió i descàrrega de la publicació confirma la necessitat d’un corpus tècnic fiable que doni resposta als reptes actuals, com la digitalització massiva i la preservació digital, reforçant la governança compartida entre institucions.
5. Responsabilitat patrimonial: la gestió del patrimoni documental requereix una planificació estratègica que combini criteris tècnics, ètics i mediambientals, assegurant la protecció dels fons amb una visió a llarg termini i alineada amb els Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS).

En síntesi, la publicació digital consolida un model de conservació basat en l’evidència tècnica, la sostenibilitat i la cooperació professional, establint les bases per a una cultura de preservació responsable i adaptada als reptes del segle XXI.