Desbloquejant l’Excel·lència Arxivística: Navegant pels Acords de Control de Comptes de Dipòsit Emergents
Quan les organitzacions empresarials sol·liciten préstecs a institucions financeres tradicionals, la institució financera normalment requereix alguna garantia per mitigar un impagament. Algunes de les maneres en què es pot concedir aquesta garantia inclouen una manera de crear un acord de control de compte de dipòsit que s’activa (o un “SDACCA”) mitjançant l’execució d’un “acord de control de compte de dipòsit” (o un “DACA”).
Aquest article examinarà l'”acord de control de compte de dipòsit d’estalvi” (o “SDACCA”), com funciona, com afecta com i per què els gestors de documents han de complir amb els requisits legals de l'”DACA” de la seva organització juntament amb els requisits operatius dels seus sistemes d’arxiu.
No només aquest article ajudarà aquells que han de complir amb les disposicions d’un “DACA”, sinó que també ajudarà aquells responsables de fer que els seus registres de CM siguin accessibles, utilitzables i creats perquè puguin ser confiats, protegits i conservats durant el temps que sigui necessari.
“DACA” és un terme que els equips legals empresarials i les institucions financeres utilitzen per a un acord que dóna a les organitzacions que són ‘titulars de comptes’ sobre diversos tipus de comptes i els fons dipositats en ells control, accés i drets de retirada sobre els fons i actius dins dels comptes. Aquest document també es pot anomenar comunament “acord de control de compte de dipòsit” o “acord de control de compte de dipòsit i garantia”.
Atès que un “DACA” o “DACA” és un contracte entre una organització i una institució financera, està subjecte a les disposicions d’una llei (com ara la llei de contractes i la llei d’agència) que regula la relació contractual entre l’organització i la institució financera.
Dada que el paper de la institució financera és assegurar-se que l’organització compleixi les seves obligacions i requisits fiduciaris i legals, les organitzacions haurien d’assegurar-se que el seu sistema de Gestió d’Arxius sigui capaç de complir amb els requisits d’un SDACCA. Això inclou assegurar-se que es compleixin totes les disposicions, termes i clàusules de l'”DACA” perquè els actius i fons de l’organització no estiguin bloquejats o congelats i la seva capacitat d’accedir o utilitzar els seus fons no es vegi afectada de cap manera.
Els arxivers haurien de conèixer els següents consells i indicacions que es detallen en aquest article perquè puguin protegir la seguretat financera de l’organització i les seves obligacions de compliment legal.
Aquest article també es recomana per als arxivers perquè puguin estar familiaritzats amb la importància de tenir polítiques i procediments establerts i quins passos s’han de seguir per assegurar-se que els seus registres de CM no infringeixin els seus requisits legals sota un “DACA” i mantinguin els seus drets sobre els seus “DACAs” sota les disposicions d’un “SDACCA”.
- El significat i la definició d’un ‘Acord de control de compte de dipòsit que s’activa’ (o ‘SDACCA’),
- El significat i la definició d’un ‘Acord de control de compte de dipòsit i garantia’ (o ‘DACA’),
- Els requisits d’un ‘Acord de control de compte de dipòsit’,
- Els termes d’un ‘Acord de control de compte de dipòsit i garantia’,
- Les clàusules d’un ‘Acord de control de compte de dipòsit i garantia’,
- Els elements d’un ‘Acord de control de compte de dipòsit i garantia’,
- El significat d’un ‘Acord de control de compte de dipòsit’,
- L’ús d’un ‘Acord de control de compte de dipòsit i garantia’,
- Els requisits per a un ‘Acord de control de compte de dipòsit que s’activa’,
- Els requisits legals d’un ‘SDACCA’
Per a més informació sobre acords legals i les seves implicacions, podeu visitar Wikipedia.