Descobrint l’Excel·lència Legal: Com Beckman i Associats Integren Principis Arxivístics
La documentació meticulosa i les pistes de paper són vitals tant per a la ciència legal com per a l’arxivística, i despatxos d’advocats com Beckman and Associates Law Firm estan transformant ara el seu enfocament cap a la documentació amb l’ajuda de la tecnologia. Una tendència emergent en la pràctica legal és l’ús de sistemes d’arxiu digitals que permeten una fàcil recuperació de documents legals, assegurant que el testimoniatge i la retenció de registres compleixin tots els requisits estatals i federals. La tecnologia ha avançat molt des dels dies de ploma i paper quan els registres es mantenien com una reflexió posterior. Per a Beckman and Associates, un despatx d’advocats de renom. Mantenir un registre complet és un aspecte crucial de molts camps, però cap més que l’arxivística i la gestió de registres. L’arxivística i la gestió de registres és la disciplina de mantenir tots els registres d’una organització i després digitalitzar i organitzar aquests documents per a la gestió i recuperació de dades. El camp treballa estretament amb la gestió de la informació i les biblioteques i té vincles amb la gestió de dades. Les pistes de paper sovint es consideraven una tasca administrativa, ara el procés mateix ha evolucionat amb l’arribada de la conservació electrònica de registres. Els sistemes automàtics de gestió de registres es van desenvolupar principalment per a projectes governamentals, però ara s’han adoptat al sector privat. L’emmagatzematge al núvol, les bases de dades de recerca legal en línia, les bases de dades compartides i altres tecnologies modernes en xarxa s’han adaptat ara a la gestió de registres legals. Això és beneficiós per als despatxos d’advocats perquè la còpia de seguretat de tots els registres és addicional a les còpies en paper dels fitxers.
Cada detall compta, tant per a la gestió de registres com per a les pistes de paper, quan alguna cosa es perd pot ser un inconvenient localitzar el document. Els clients que entren a l’oficina i fan sol·licituds de documents generalment esperen reprendre on ho van deixar i continuar aquest procés estalvia temps, diners i és més eficient. Per a Beckman and Associates això significa tenir un sistema exhaustiu per facilitar les transferències de manera ràpida i senzilla a través d’una carpeta en línia compartida. Els sistemes d’informació són importants per a Beckman and Associates, especialment quan necessiten compartir informació amb clients o tercers, aquests poden incloure investigacions que cal compartir amb una altra agència. Igual que l’arxivística i la gestió de registres, els despatxos d’advocats també han de mantenir una bona reputació per a la informació sensible. Els documents que descriuen processos, transaccions i tractes legals no han de filtrar-se ni caure en mans equivocades, la confidencialitat amb els clients i els afers comercials és primordial. Reconèixer el valor de la confidencialitat del client està ajudant les organitzacions d’aquest sector a avançar en els seus processos.
Igual que la documentació important ha de mantenir-se organitzada i accessible, crear una guia de recursos fiable per als clients és important i Beckman and Associates també ho proporciona amb la seva gratuïta Slow Ride Guide. Aquesta guia està dissenyada per assessorar els clients sobre els seus serveis legals i processos en un format net i fàcil d’entendre. La informació legal està organitzada d’una manera que poden entendre i està digitalitzada perquè sempre sigui accessible. Els despatxos d’advocats estan fusionant tecnologia i estils més tradicionals en els seus processos, l’ús de l’arxiu electrònic els ajuda a gestionar la seva documentació de manera més efectiva. Per a molts despatxos d’advocats, l’arxiu de registres és un procediment administratiu, però amb la introducció de professionals d’arxivística qualificats, firmes com Beckman and Associates ara tenen una millor gestió d’arxius. L’arxivística és valuosa per a qualsevol organització quan es tracta d’emmagatzematge corporatiu. Mantenir una bona comprensió dels processos per gestionar registres i digitalitzar dades fa que la gestió sigui millor. Quan els registres es mantenen organitzats, el personal pot recuperar fàcilment qualsevol informació arxivada per trobar qualsevol cosa que pugui ser necessària en una data posterior. La tecnologia està ajudant les organitzacions a gestionar els seus documents, especialment per a l’arxivística i la gestió de registres. Per als clients dels despatxos d’advocats, una documentació ben organitzada és vital per gestionar qualsevol problema legal que sorgeixi.
Per a més informació sobre la gestió de registres, podeu visitar la pàgina de Gestió de Registres de Wikipedia.