Editorial 170 – La Llei que volem
L’AAC presenta les seves propostes per a la nova Llei d’Arxius i Gestió de Documents
Les aportacions del col·lectiu per reforçar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la governança de la informació i la professió.
El dia 1 de juny es va obrir la consulta pública prèvia de la memòria de l’avantprojecte de la nova llei d’arxius i gestió de documents. Fins al 29 de juny es podien fer aportacions a través del portal Participa Gencat.
L’Associació de professionals de l’arxivística i la gestió de documents de Catalunya (AAC) va animar a tot el col·lectiu a participar activament en la consulta, aportant propostes que, amb l’ajuda de totes i tots, ajudessin a construir prou arguments per fer la millor llei possible. Aquesta oportunitat ens obria l’espai de participar i obria les portes al Departament de Cultura a fer cas del que el col·lectiu demanava, per poder endegar els passos de la redacció de la nova llei d’arxius i gestió de documents de Catalunya d’una forma col·laborativa i amb el suport de tota la professió.
En aquest sentit, unes setmanes abans de la publicació de la consulta prèvia, des de l’AAC vam voler ja fer nostra la veu dels socis i sòcies, i vam demanar què n’esperaven de la nova llei. El resultat van ser 30 respostes amb aportacions de gran valor que, en la mesura que s’ha pogut, s’han incorporat en les propostes finals que l’AAC ha presentat en la consulta pública.
L’AAC va presentar en el període de consulta pública prèvia 32 propostes de les 74 presentades en global per part de totes les persones participants En aquest sentit, ens podem felicitar per la participació. Les respostes de l’AAC van buscar respondre a les preguntes guia que el Departament de Cultura oferia com a criteri per a la classificació de les aportacions. En un exercici de transparència, i entenent que l’AAC ha de fer públic el seu posicionament davant de la nova llei d’arxius, tot seguit es relacionen les respostes presentades per cada pregunta. En aquesta ocasió es presenten desenvolupades plenament, sense la limitació de caràcters que obligava el portal Participa, per tal que es puguin entendre millor en tot el seu context.
- Com es pot reforçar l’impuls de l’ús de tecnologies per avançar cap a un sistema interoperable i innovador?
Les administracions públiques han de garantir que els seus sistemes d’informació es dissenyin, desenvolupin i gestionin d’acord amb els principis d’interoperabilitat, reutilització, seguretat, transparència, governança de la informació i preservació digital.
Els sistemes d’informació i les aplicacions corporatives han d’incorporar, des de la seva concepció, els requisits de gestió documental i governança de la informació, incloent-hi els processos de negoci, les estructures de dades, els esquemes de metadades, els formats d’intercanvi, les mesures de seguretat, els criteris d’accés i transparència i els requisits de conservació i preservació digital.
El Govern ha d’establir un model tecnològic comú basat en estàndards oberts i compartits que inclogui aplicacions transversals, models descriptius, estructures de dades, vocabularis i esquemes semàntics comuns, amb la finalitat de facilitar la interoperabilitat, l’intercanvi d’informació i la prestació integrada de serveis públics.
Els sistemes d’informació del sector públic han de complir els estàndards i requisits tècnics que s’estableixin en matèria de gestió de la informació, interoperabilitat i preservació digital, i poden estar subjectes a processos d’homologació, auditoria o avaluació periòdica.
El Govern ha de promoure una infraestructura compartida de preservació digital i ús de serveis comuns en els àmbits de la gestió documental, la interoperabilitat, la preservació digital i la governança de la informació, amb l’objectiu d’afavorir l’eficiència, la sostenibilitat i la cohesió del sector públic.
La gestió documental constitueix un element essencial dels models de govern de la dada i ha de garantir la qualitat, la integritat, la traçabilitat, el context i la reutilització de la informació i de les dades públiques durant tot el seu cicle de vida.
Les administracions públiques han de garantir que els sistemes d’intel·ligència artificial utilitzats en l’exercici de les seves funcions es fonamentin en dades i informació gestionades d’acord amb els principis de qualitat, autenticitat, integritat, transparència i responsabilitat.
Les administracions públiques han de promoure la cooperació i la participació en iniciatives d’àmbit estatal, europeu i internacional orientades al desenvolupament d’estàndards, infraestructures i serveis compartits en matèria de governança de la informació, interoperabilitat i preservació digital.
Per a poder fer efectiu el que s’ha indicat als punts anteriors serà necessari que es desenvolupi a través de la normativa corresponent, normativa que ha de contemplar el seu seguiment i control.
- Com s’hauria de reforçar la coordinació i la col·laboració entre els arxius?
Caldria establir una capçalera del Sistema d’Arxius de Catalunya amb prou rang institucional per exercir un lideratge efectiu en la definició i impuls de polítiques. Aquesta capçalera hauria de permetre estructurar marcs de col·laboració estables que superin el caràcter voluntari, mitjançant el reconeixement formal de funcions i rols dels participants, amb responsabilitats, calendaris i tasques clarament definides, i orientats a un treball real en xarxa.
L’organització es podria articular en diferents nivells, des d’espais més específics, definits per matèries o tipologies d’arxiu, fins a àmbits més generals que permetin agrupar i elevar les conclusions. Aquestes aportacions haurien de confluir en un òrgan de caràcter general que elabori propostes de polítiques consensuades, les quals serien traslladades al Consell Nacional d’Arxius per a la seva aprovació.
Aquest sistema hauria de garantir també la representativitat territorial i de les diverses tipologies d’arxiu, tant públiques com privades, i reconèixer la participació dels membres implicats. Paral·lelament, caldria establir un espai de col·laboració institucional entre els diferents agents (Generalitat, ajuntaments, diputacions, consorcis, arxius privats, entre d’altres) i definir el seu marc d’actuació, amb l’objectiu d’assegurar una implementació coordinada de les propostes tècniques. En aquest marc, es podria preveure un mecanisme d’enllaç entre l’àmbit tècnic i l’institucional per reforçar la coherència i la coordinació del conjunt del sistema.
- Com es podria reforçar el paper del Consell Nacional d’Arxius i Gestió Documental per afavorir més participació en el Sistema d’Arxius de Catalunya?
En el marc d’un model de treball basat en seccions especialitzades, el Consell Nacional d’Arxius i Gestió Documental (CNAiGD) esdevé la peça clau per a l’aprovació de les polítiques sorgides tant del debat tècnic com de la coordinació institucional. En aquest sentit, la seva funció hauria de tenir caràcter preceptiu i determinant, de manera que les decisions adoptades responguin al consens estructurat del sistema i no quedin condicionades per interessos polítics conjunturals o parcialitats temporals.
El CNAiGD hauria de mantenir el seu paper com a òrgan superior de deliberació, consulta i aprovació de les grans orientacions del sistema, però reforçant-ne l’eficàcia a partir de la recepció de propostes més treballades, traçables i representatives. Aquestes haurien de derivar d’un procés ordenat i progressiu, en què les seccions més específiques elaborin contingut que es vagi consolidant en nivells successius fins a arribar al Consell General del Sistema d’Arxius de Catalunya. D’aquesta manera, les propostes elevades al CNAiGD serien el resultat d’un treball col·lectiu estructurat, fet que en reforçaria la legitimitat tècnica i la seva adequació a les necessitats reals del sistema.
Per garantir aquesta funció, el CNAiGD hauria de configurar-se com un òrgan representatiu, amb reunions periòdiques estables, dotat d’uns mecanismes àgils de resposta i amb els recursos tan econòmics com a humans necessaris per exercir el seu paper com a element central del Sistema d’Arxius de Catalunya sota la direcció de la Direcció d’Arxius.
Així mateix, hauria d’assumir l’aprovació regular de plans plurianuals amb actuacions concretes, realistes i assolibles, alineades amb un pla estratègic general del sistema. Aquests plans haurien d’incorporar mecanismes obligats de seguiment, a càrrec d’un òrgan específic vinculat al mateix Consell, que en garantís tant el control com l’execució efectiva. Aquest òrgan, que caldria crear i dotar de recursos permanents, hauria d’assumir també funcions operatives per assegurar el desplegament real de les actuacions definides.
Finalment, aquests plans plurianuals s’haurien de concebre amb una perspectiva que transcendeixi els cicles electorals i incorporin un compromís ferm de continuïtat, assegurant que les prioritats estratègiques del sistema, definides a partir del treball estructurat de les seccions, es desenvolupin de manera sostinguda i coherent en el temps.
- Com s’hauria d’actualitzar el model de govern, funcions i gestió de la Xarxa d’Arxius Comarcals?
La futura Llei d’Arxius hauria d’actualitzar el model de govern, funcions i gestió de la Xarxa d’Arxius Comarcals per consolidar-la com una estructura territorial de referència en matèria de gestió documental, governança de la informació, administració digital i preservació digital, integrada plenament en el Sistema d’Arxius de Catalunya.
La llei ha de definir les funcions i responsabilitats de la Generalitat, els consells comarcals i els ajuntaments de capitals de comarca en el marc de la Xarxa d’Arxius Comarcals, d’acord amb un model de governança basat en la corresponsabilitat i la coordinació entre administracions. La relació entre els arxius comarcals i els arxius municipals de capitals de comarca s’ha de regular mitjançant instruments de cooperació flexibles que permetin l’assignació i adaptació de funcions segons les necessitats derivades de l’administració electrònica, inclòs la possibilitat d’encàrrecs parcials de funcions sobre determinats fons o sèries documentals.
En els casos de serveis o equipaments compartits, s’ha de garantir expressament la titularitat dels fons documentals municipals i l’autonomia dels ajuntaments en la seva gestió, inclòst la direcció, descripció, conservació, difusió i accés.
Així mateix, la llei hauria de definir de manera expressa què s’entén per documentació històrica, a fi de garantir una aplicació homogènia en el conjunt del Sistema d’Arxius de Catalunya.
La Xarxa d’Arxius Comarcals s’ha de dotar d’una assignació estable de personal i recursos, adaptada a la realitat territorial, com també de mecanismes de finançament adequats a les funcions efectivament assumides, per garantir la sostenibilitat del model i la seva adequada implementació.
La Xarxa hauria d’evolucionar cap a un model flexible i adaptat a la diversitat territorial, que permeti assignar funcions específiques als diferents arxius comarcals en funció de les necessitats del territori, dels serveis prestats i dels recursos disponibles.
Finalment, la llei hauria d’actualitzar el model tradicional de cicle de vida documental per incorporar una visió continuada de la gestió de la informació i establir amb precisió les responsabilitats relatives a la producció, gestió, conservació, preservació, transferència i eliminació de la documentació electrònica en entorns de treball compartits.
- Com s’hauria de consolidar el Sistema d’Arxius de Catalunya per millorar la seva eficàcia i projecció?
El Sistema d’Arxius de Catalunya hauria d’evolucionar cap a una estructura més sòlida, funcional, mancomunada i clarament orientada al treball en xarxa. Aquesta estructura hauria de superar la lògica de col·laboració voluntària o informal i transformar-la en un sistema estable de governança, participació tècnica, coordinació institucional i execució de polítiques públiques en matèria d’arxius i gestió documental.
El reforç del SAC hauria de descansar sobre quatre idees bàsiques:
- Una capçalera amb prou rang per definir polítiques, criteris i instruments comuns.
- Una xarxa tècnica organitzada per nivells, matèries, tipologies d’arxiu i territori.
- Una estructura institucional de cooperació entre sector públic i privat
- Un espai tècnic-institucional d’enllaç que permeti transformar les propostes tècniques en decisions aplicables i sostenibles.
El SAC amb el desenvolupament d’aquest sistema, es descentralitzaria i alhora agruparia coneixement, fent que la gent se sentís partícip de les decisions del SAC i obtingués canals de participació actius i dinàmics.
La capçalera del SAC hauria de tenir rang, capacitat i prou autoritat per marcar polítiques públiques en matèria d’arxius i gestió documental. Aquesta capçalera podria adoptar dues formes possibles:
Opció A. Direcció General d’Arxius i Gestió de la Informació, integrada dins de la Generalitat de Catalunya, dins d’un departament competent en la definició de l’estratègia de governança de la informació pública*, però amb rang orgànic suficient, capacitat pressupostària pròpia i funcions transversals sobre el conjunt del sistema.
Opció B. Agència o Autoritat Catalana d’Arxius i Gestió de la Informació, com a ens amb autonomia funcional, adscrit a la Generalitat però amb una posició institucional equiparable a una direcció general reforçada o a una autoritat pública especialitzada.
* La fórmula de “departament competent en la definició de l’estratègia de governança de la informació pública” respon a la necessitat d’una redefinició orgànica dins la llei que no limiti el desenvolupament en un departament concret.
Aquesta capçalera no hauria d’actuar només com a òrgan administratiu, sinó com a centre de direcció, coordinació, impuls i avaluació del conjunt del sistema.
El SAC, en relació amb l’exterior, hauria d’intervenir en els sistemes de governança estratègica de país, en relació amb les dades, documents i informació en general. El SAC, a partir d’algun òrgan existent o creat adhoc, hauria d’estar present obligatòriament, i no per decisió discrecional, en tota creació de sistemes d’informació i en els òrgans decisoris sobre polítiques públiques de gestió informacional. Per tant, caldria una col·laboració estreta amb els àmbits tecnològics i de decisions estratègiques, cosa que quedaria clarament definida si el SAC estigués situat en un departament central de govern.
La llei també ha de reconèixer els arxius centrals administratius i també els arxius judicials com a elements necessaris d’un sistema arxivístic únic de país, en una funció estratègica en la definició dels sistemes d’informació.
- Quins serveis comuns o consorciats creus que es podrien oferir al conjunt dels arxius catalans?
Es podrien oferir serveis d’assessorament tècnic, tecnològic, infraestructural, des de la gestió de les dades a la gestió del patrimoni històric, tant en la gestió directa com en la problemàtica de les infraestructures, que vagin més enllà de l’atorgament de subvencions. Acords marc de col·laboració interadministrativa en matèria d’arxius, que permetin compres o adquisicions amb sistemes àgils de contractació, i que obliguin a un control tècnic arxivístic durant l’execució.
Caldria reforçar el concepte d’inspecció d’arxius, per, a partir del registre d’arxius, establir mecanismes de suport planificats, per aquells arxius amb mancances detectades.
Necessari suport tècnic en la contractació, tenint un conjunt de requeriments normatius d’obligatori compliment que vagin més enllà de l’Esquema Nacional de Seguretat o l’ús de l’Esquema Nacional de Metadades. Directrius en la contractació d’eines informàtiques que permetin el mapatge cap a sistemes de dades comuns des dels sistemes corporatius de cada organisme.
Suport als serveis propis de difusió i divulgació de patrimoni documental com per exemple digitalització centralitzada, transcripció i publicació.
Serveis com laboratori de preservació digital, amb el conjunt de programari i maquinari que permeti als arxius del SAC fer ús per a la restauració de sistemes obsolets, el suport a la migració a nous formats o creació d’entorns d’emulació.
Serveis consorciats d’ús i entrenament d’eines d’IA adaptades a la realitat catalana, alliberant models entrenats al SAC.
Creació d’espais de dipòsit documental i custòdia, tant digital com física, per a la ciutadania o per a fer-ne ús els arxius.
Suport a la contractació de personal, borses d’interinatge i beques de col·laboració per a tot el SAC que ajudi a la cobertura de places fins a la cobertura definitiva de places.
Permetre el reciclatge i la reutilització de material inventariable entre els centres d’arxiu del SAC per donar una segona vida als béns.
- Com s’hauria d’articular un model comú de govern de les dades i una infraestructura de preservació digital que integri la visió arxivística?
El model comú caldria establir-se d’acord amb el que s’ha comentat en el primer punt: elaboració d’estàndards obligatoris i amb comissions tècniques d’avaluació ante i post de qualsevol sistema d’informació. Participació en el disseny de projectes transversals, que superin el marc “Generalitat” i tinguin en compte tot l’ecosistema del SAC i les necessitats, i que, sobre això, construeixin models de requeriments i estàndards d’obligat compliment i de revisió obligada en l’execució per comissions tècniques arxivístiques.
Aquest sistema ha de permetre crear models bàsics d’inventaris de dades, models d’infraestructura tecnològica amb criteris i visió arxivístics, i sistemes de preservació des de l’origen pensant en tot el cicle de vida de la informació (dades i documents).
Necessitat d’ampliar el cens d’arxius i quadres de fons cap a una nova realitat basada en dades que permeti monitorar la informació del país, amb els inventaris de datasets essencials, les seves polítiques d’accés i preservació i la interoperabilitat d’aquestes dades entre els agents del sistema.
- Com es podria millorar la coordinació territorial per millorar el suport als municipis en matèria d’arxius i gestió documental per part de les diverses administracions públiques implicades.
A la llei caldria definir com establir la coordinació entre els diferents agents que donen suport als municipis en matèria d’arxius, gestió documental i transformació digital: arxius municipals, arxius comarcals, consell comarcal, diputacions, consorcis…
Igualment, caldria definir que els diferents agents no només han de donar suport als municipis sinó també a la resta d’agents del territori que gestionen patrimoni documental.
Per donar suport, es proposaria una xarxa territorial tècnica basada en seccions i oberta a la participació de tots els agents.
La coordinació tècnica hauria d’organitzar-se en una estructura progressiva, de baix a dalt, que permetés recollir necessitats reals del territori i dels diferents tipus d’arxiu, elaborar criteris tècnics compartits i elevar propostes fins als òrgans superiors del sistema.
Aquesta xarxa tècnica podria estructurar-se en quatre nivells.
3.1. Seccions micro
Les seccions micro serien els espais de treball més especialitzats i propers a la realitat professional concreta. Podrien constituir-se per matèries, per tipologia d’arxiu o per problemàtiques específiques.
Aquestes seccions tindrien una composició plural i territorialment equilibrada. Els seus membres haurien de ser designats formalment per períodes determinats, amb funcions, calendari de treball i objectius definits.
Les seccions micro haurien d’elaborar informes, diagnòstics, propostes de criteris, models de documents, protocols i recomanacions tècniques.
3.2. Seccions macro
Les seccions macro agruparien diverses seccions micro afins i permetrien ordenar el treball tècnic en grans àmbits estratègics.
3.3. Coordinació de la Xarxa tècnica
Seria l’òrgan de coordinació de la xarxa tècnica format per representants de les seccions macro, per membres designats per la capçalera del SAC i per perfils experts.
4. Consell Nacional d’Arxius i Gestió de la Informació
El Consell Nacional d’Arxius i Gestió Documental hauria de mantenir-se com a òrgan superior de deliberació, consulta i aprovació de les grans orientacions del sistema. Ara bé, per reforçar-ne l’eficàcia, hauria de rebre propostes més treballades, traçables i representatives, procedents del Consell General del SAC.
D’aquesta manera, les propostes que arribessin al Consell Nacional no serien aportacions aïllades, sinó el resultat d’un procés ordenat:
seccions micro → seccions macro → Coordinació Tècnica → Consell Nacional d’Arxius i Gestió de la Informació.
Això permetria reforçar la legitimitat tècnica de les decisions i garantir que les polítiques aprovades responguin a necessitats reals del sistema.
- Com es podria establir els terminis de conservació per a la documentació de caràcter privat (empreses i ciutadans)?
Per les persones jurídiques (també afecta a administració pública), la normativa és molt dispersa, el que dificulta fer un calendari de conservació i provoca complexitat en el compliment normatiu. Si ens centrem en la gestió administrativa d’una empresa, que és una situació comuna a totes elles:
Per exemple, documentació comptable-tributària-blanqueig de capitals i negoci en general està afectat per:
- Art. 30 CCo
- Art. 66 LGT
- Art. 25 Llei 10/2010 de blanqueig de capitals
Documentació laboral:
- Art. 4 LISOS
- Art. 21 LISOS
- Art. 30 CCo
- Art. 34 ET
- Art. 5 Orden TAS/2307/2007
Protecció de la imatge:
Art. 6 de la Instrucció 1/2006 de 8 de novembre de la AEPD (videovigilància)
Protecció de dades personals:
Art. 5.1.e) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos)
Pel que fa a la persona física, afectacions per:
- Art. 66 LGT
- En matèria de consum, art 121 Real Decreto Legislativo 1/2007, LGDCU.
- Contractes, en general, incloent-hi contractes bancaris i assegurances, Art. 30 CCo i també art. 1964 CC
- Aconsellable conservar indefinidament documentació de caràcter laboral (contractes, nòmines, etc.)
Proposta persona jurídica: A la carpeta ciutadana-empreses, fer un quadre de retenció “comú” centralitzat per totes les empreses, fer-lo accessible i actualitzat, ja que administrativament les obligacions de les organitzacions són iguals. La situació actual provoca indefensió, pel fet que tenen moltes obligacions en matèria de conservació documental i poca informació al respecte. Al final, la documentació sovint es conserva de manera indefinida, i en la pràctica, s’elimina per manca d’espai (físic o digital) o quan es dissol una persona jurídica, incomplint les seves obligacions en aquesta matèria.
Proposta persona física: A la carpeta ciutadans, que tothom tingués accés a un quadre amb terminis de la conservació de documents personals, sobretot en matèria laboral, consum i bancària.
Dotar a la CNAATD dels recursos perquè pugui dur a terme les seves competències en matèria d’avaluació per poder assumir l’aprovació i publicació de normativa o directrius per als productors de la informació fora del sector públic.
- Com es podrien reforçar els mecanismes d’assessorament, col·laboració, suport i protecció de la documentació privada?
La figura de l’arxiver/gestor documental al sector privat és desconegut i tampoc hi ha xarxes de col·laboració. La llei hauria de preveure mecanismes per potenciar i defensar als professionals del sector privat.
Establiment de sistemes reals de transferència de la documentació privada a arxius públics als moments de dissolució d’empreses, entitats o organismes d’interès, amb recursos per al tractament a l’arxiu que els assumeix. Establir un servei de coordinació i assessorament dins el SAC que doni suport i servei al món privat, amb els objectius de:
- Fomentant la comunicació Generalitat-món privat en matèria d’arxius
- Conscienciar de la importància de gestionar i conservar la documentació privada
- Oferir assessorament i col·laboració en les matèries pròpies
- Treballar per la protecció i preservació de la documentació privada
- Vehicular la conservació del patrimoni documental en casos de necessitat sense haver de passar per l’adquisició d’emergència
- Fomentar l’actuació en les matèries pròpies entre els agents del món privat
- Com es podrien reforçar els mecanismes de cooperació internacional per garantir la preservació i el seguiment del patrimoni documental de Catalunya conservat a l’exterior?
Participar activament en òrgans supranacionals, que es dediquin a la revisió del patrimoni documental. A partir d’ICA o altres organitzacions, es podria establir sistemes de col·laboració oficials, o acords amb països per evitar l’espoli o la pèrdua de patrimoni documental català.
Mecanismes de control que permetin establir alertes en cas de detectar documents patrimonials i establir sistemes legals de retorn, amb la col·laboració de l’aparell judicial i policial.
Establir sancions davant de polítiques intencionades de sostracció de béns.
Establir models de col·laboració entre sistemes arxivístics per vetllar i garantir la conservació de fons documentals catalans a l’estranger, amb informes o avaluacions periòdiques.
Suport a les entitats titulars de patrimoni documental català a l’estranger per a la inclusió d’aquest a les xarxes catalanes o europees de divulgació i als portals que permetin la seva consulta i visualització.
- Com s’haurien d’adaptar els perfils professionals, les competències i la formació en arxivística i gestió documental?
S’hauria d’establir un marc competencial de l’àmbit arxivístic, clar i públic, que permeti situar les competències clau i transversals d’un/a tècnic/a d’arxiu i dels comandaments i altres llocs de treball específics d’arxiu i gestió de la informació.
S’hauria d’establir plans de formació que garanteixin que tot el col·lectiu es forma en les competències descrites i actualitzades.
Cal definir fitxes de lloc de treball que incloguin models, com les de l’AAC, que estableixin funcions d’arxiu i que serveixin d’estàndards per a la contractació de personal responsable d’arxius i gestió de la informació. Aquestes fitxes haurien d’aprovar-se com a models o obligatòries, depèn de la capacitat normativa, i estar actualitzades permanentment.
Cal establir, clarament, el model d’accés a la funció pública, amb la inclusió d’un grau específic d’arxivística o un màster professionalitzador, garantint que l’accés a llocs d’arxiu i gestió de la informació es fa per part de personal format i que no l’ocupen altres professionals sense els coneixements bàsics. L’arxivística ha de ser un requisit d’accés, i no un mèrit.
A l’anterior llei es fa esment que algunes de les funcions les ha de fer un tècnic superior. Algunes administracions s’estan agafant a aquesta literalitat per dir que aquest responsable és el secretari i no l’arxiver. Buscar una fórmula que especifiqui que aquestes funcions les ha de fer un tècnic superior arxiver.
La llei hauria d’establir les figures de tècnic superior, mig i auxiliar d’arxiu, i les seves funcions desenvolupar-se en la normativa específica.
RESPOSTES A RAÓ DE LES APORTACIONS DE L’ENQUESTA DE L’AAC
Pregunta associada: 1. Tecnologies, interoperabilitat i sistema innovador.
La llei hauria d’incorporar un glossari legal de conceptes arxivístics, documentals, digitals i de governança de la informació. Aquest glossari hauria de fixar definicions comunes sobre document, dada, actiu digital, preservació, accés, eliminació, transferència o sistema d’informació, per evitar interpretacions divergents i garantir una aplicació homogènia de la norma.
La llei hauria d’impulsar un gestor d’expedients públic, comú i interoperable per al conjunt de les administracions, que redueixi la dependència d’empreses privades i garanteixi la continuïtat del servei. Aquest gestor hauria d’incorporar criteris arxivístics des del disseny, integrar-se amb iArxiu i facilitar una gestió professional, segura i sostenible.
Pregunta associada: 3. Paper del Consell Nacional d’Arxius i Gestió Documental.
Caldria dotar la CNAATD de més recursos humans, tècnics i pressupostaris perquè pugui actuar de manera més proactiva. La llei hauria de preveure l’impuls de noves PAAD, la revisió d’ofici de TAAD obsoletes, la incorporació sistemàtica dels criteris d’accés i l’actualització de taules que actualment no es poden aplicar amb seguretat jurídica.
Pregunta associada: 5. Consolidació del Sistema d’Arxius de Catalunya.
La llei hauria de preveure una potestat inspectora real i un règim sancionador aplicable als incompliments en matèria d’arxius i gestió documental. Aquest règim hauria de servir per garantir el compliment efectiu de les obligacions, especialment quan es descuiden els serveis d’arxiu, els immobles, la conservació documental o les funcions professionals necessàries.
La llei hauria de definir el paper dels arxius centrals de les delegacions territorials del Govern dins el Sistema d’Arxius de Catalunya. Caldria concretar-ne funcions, marc competencial, dependència tècnica, objectius i dotació de personal i pressupost, perquè puguin exercir una funció real de coordinació, suport i control documental al territori.
Pregunta associada: 6. Serveis comuns o consorciats.
La llei hauria d’establir que les intervencions directes de conservació-restauració sobre patrimoni documental siguin projectades i executades per professionals amb titulació oficial adequada. També hauria d’incorporar la conservació preventiva als protocols de digitalització, especialment en la manipulació abans i durant la captura, per evitar riscos sobre els originals.
La llei hauria de preveure línies específiques per a la conservació de suports magnètics, fotogràfics i altres materials vulnerables. També hauria d’impulsar laboratoris territorials o mancomunats de conservació-restauració i obligar a redactar i simular plans de salvaguarda de béns culturals davant emergències.
Pregunta associada: 7. Govern de dades i preservació digital.
La regulació dels actius digitals i de la preservació electrònica no hauria de comportar l’arraconament de la documentació en suport paper. La llei hauria de garantir una visió integral del patrimoni documental, que inclogui tant dades i documents electrònics com fons físics, assegurant-ne la conservació, accés, descripció i tractament tècnic adequat.
Pregunta associada: 12. Perfils professionals, competències i formació.
La llei hauria d’incorporar la perspectiva de gènere en el sistema arxivístic, tant en la definició de polítiques públiques com en la descripció, accés, difusió i preservació del patrimoni documental. També hauria de promoure criteris que evitin biaixos en la gestió documental i afavoreixin la visibilització de dones i col·lectius infrarepresentats.
Aquestes representen les primeres aportacions de l’AAC dins del procés participatiu de la nova llei d’arxius, però per la limitació d’espai i per centrar-nos en les preguntes proposades pel Departament de Cultura, encara hi ha molts aspectes en els quals l’AAC voldrà incidir i demanarà en les futures fases de redacció de la nova llei. Us mantindrem informades i us animem a fer-nos arribar totes les propostes i idees que tingueu, per fer del tot aquest procés, un gran aparador per a la construcció de la nova llei d’arxius, la llei de totes i tots, la llei de tot el col·lectiu, la llei d’arxius que volem.
Deixa un comentari