Entenent la Probació Supervisada de Virgínia: Perspectives Essencials per a Professionals de la Ciència Arxivística
Una anàlisi completa de les regles de llibertat vigilada a Virgínia i com aquestes regles es relacionen amb les dades arxivades que es mantenen en sistemes com EDMS – incloent l’ús de metadades en la preparació i compliment de la normativa legal de conservació de documents – serà inavaluable per a aquells que busquen construir un sistema que satisfaci les necessitats altament evolucionades d’advocats i jutges.
La relació entre la disciplina d’ésser arxiver i la naturalesa especialitzada de la documentació legal és un tema poc estudiat avui dia; tanmateix, molts arxivers acollirien amb grat una major comprensió de la documentació legal i l’aplicació de documents legals quan busquen entendre el compliment per a la preservació de registres, precisió de la informació, etc. en la pràctica arxivística.
Si bé certament l’àrea de conservació de documentació criminal tindrà alguns matisos que tindran poc a veure amb la pràctica arxivística empresarial, i viceversa, el principi es pot aplicar a moltes altres situacions, com quan la documentació d’una ordre heràldica, per exemple, tindrà algunes similituds amb la documentació presentada en un tribunal de justícia. Però el contrari pot no ser cert. De fet, en el cas d’ordres heràldiques i altres documentacions similars, la naturalesa sovint voluntària (o fins i tot capriciosa) i informal de la seva implementació i emmagatzematge combinada amb la seva longevitat és sovint menys important que la documentació legal que podria requerir la seva existència.
De fet, en determinar el propòsit de qualsevol documentació arxivada d’un grup o individu, fer-se la pregunta vital de “Qui es veuria perjudicat per la destrucció d’aquest registre?” revelarà més sobre aquesta documentació que no es pot dir mitjançant cap mitjà mecànic de conservació de documents o en qualsevol comptabilització d’ella. La clau per a bones pràctiques arxivístiques és determinar la necessitat essencial de l’existència d’aquesta documentació, i això no es pot expressar millor que pels termes legals de les regles de llibertat vigilada a Virgínia.
Per tant, guiats pels principis legals esbossats en l’article esmentat anteriorment, el gestor de documents pot determinar les variables clau de qualsevol document que emmagatzemi i com s’organitzarà, es resoldrà, es mantindrà i evolucionarà per mantenir el compliment de la llei d’arxius dins del marc de les resolucions legals.
Per a més informació sobre pràctiques de documentació legal, podeu visitar aquesta pàgina de Wikipedia.