El paper de la ciència de l’arxiu en la documentació legal

Com a professional en el camp de la ciència de l’arxiu, probablement t’importi mantenir una documentació precisa i organitzada de tot tipus, des de materials d’arxiu fins a documents legals. La ciència de l’arxiu es defineix com l'”art de mantenir, preservar i proporcionar accés a la informació.” Quan es tracta de documents legals, és important entendre com mantenir aquests documents perquè puguin ser accessibles quan sigui necessari per a procediments judicials. En aquest article, explorarem com el dret civil i especialment les lleis d’herència a Puerto Rico afecten la ciència de l’arxiu i la preservació de documents legals.

El dret civil es refereix a un conjunt de normes que determinen com es gestionen i s’apliquen les disputes, com ara a través del litigi civil. Aquestes normes permeten a les persones buscar danys monetaris o un compliment específic davant del tribunal, i el dret civil generalment tracta de disputes privades més que criminals. Exemples de dret civil inclouen herències, matrimonis, contractes, delictes i propietat.

Els procediments de successió a Puerto Rico daten dels temps colonials espanyols. El 1844, Mèxic va adoptar un codi civil basat en el Codi Civil espanyol de 1805. Espanya va adaptar llavors el seu propi Codi Civil, que va ser adoptat a Puerto Rico el 1902. El Codi Civil de Puerto Rico ha estat modificat dues vegades des de llavors-una vegada el 1930 i una altra el 1978.

Les lleis d’herència a Puerto Rico avui permeten tant la successió testada com la intestada. Els testaments escrits són generalment la manera preferida de procedir, tot i que la intestada-amb la propietat del difunt dividida segons les lleis-pot ser utilitzada en certs casos. Les lleis d’herència a Puerto Rico segueixen el sistema d’herència forçada, cosa que significa que és il·legal desheretar els teus fills o cònjuge. Com a tal, els fills i cònjuges no poden ser excloïts d’un testament-tenen dret legal a una part de l’herència.

Afortunadament, els documents legals relacionats amb els procediments d’herència tenen proteccions establertes. El número de protocol (emès pel Col·legi de Notaris de Puerto Rico) està imprès en cada document legal en el moment de l’emissió. Hi ha molt poques excepcions a aquesta norma, i les úniques parts que tenen accés a aquests documents són aquelles nomenades en els procediments d’herència.

La falta de proporcionar documents legals en un procediment d’herència pot afectar el procés. Sense còpies oficials i no alterades dels documents, qualsevol procediment d’herència està subjecte a impugnació davant del tribunal. Els jutges confien en l’arxiu per assegurar que els documents legals mantinguin la seva integritat. L’autenticació protegeix contra la possibilitat que documents falsificats siguin acceptats com a legítims.

La gestió de documents s’està tornant cada vegada més tecnològica, i la tecnologia que està emergint tindrà un gran efecte en el camp de la ciència de l’arxiu. Generalment, és la millor pràctica digitalitzar qualsevol registre o document rellevant, i després crear còpies físiques dels més importants per ajudar a abordar anys de deteriorament i degradació. Si no és possible digitalitzar els registres, pot ser necessari crear còpies a les quals puguis afegir marques d’aigua. El procés de marca d’aigua permetrà als arxivers comprovar més tard els documents per autenticitat.

A més de la marca d’aigua, és possible que els professionals d’arxiu apliquin empremtes digitals als documents. Una empremta digital es compon d’un valor hash, que és una representació numèrica del contingut del document. No importa quants canvis es facin a un document, el valor hash no canviarà fins que el document mateix canviï. Això significa que és possible comprovar el valor hash d’un document contra el seu valor hash original, i per tant autenticar documents digitalment.

Amb aquesta comprensió del paper de la ciència de l’arxiu en la preservació de documents legals, ara pots veure les maneres en què la teva experiència pot afectar positivament el camp del dret. Com més coneixement tinguis de les lleis, millor podràs gestionar i preservar registres legals. També és útil establir connexions amb aquells del camp legal-advocats, jutges, assistents legals i altres professionals dels tribunals. Fer xarxa amb altres professionals et permetrà proporcionar un millor suport al camp legal mentre busquen documents legals quan sigui necessari, i també localitzar els clients necessaris per mantenir la integritat dels documents personals i transmetre’ls als seus hereus.

Si bé mantenir una comprensió de les lleis és absolutament integral per al camp de les ciències de l’arxiu, també és igualment important entendre com gestionar i preservar adequadament els documents. Aquí és on entra la teva experiència, ja que el teu coneixement sobre el format adequat, l’organització de dades, la retenció, la preservació i la destrucció pot ajudar a guiar altres professionals en els camps del dret i altres indústries de servei privat o públic. Col·laborant fortament amb altres, estaràs en una millor posició per mantenir una documentació precisa i organitzada de tot tipus.