Entenent les normes de recontratació de la Llei de Cures Assequibles: Un recurs per a arxivers i gestors de documents

La majoria d’arxivers i gestors de documents en el camp no són professionals de recursos humans, tanmateix, les tasques que realitzen per als seus empresaris impacten directament en com les organitzacions gestionen el capital humà. Pel que fa a les regles de recontratació de la Llei de Cures Assequibles, hi ha diverses normes per les quals la seva experiència és ideal per al maneig de registres relacionats. El departament de recursos humans i l’equip de documentació han de treballar junts per assegurar-se que aquests recursos es comprenen i s’utilitzen adequadament.

Els gestors de documents i els arxivers són responsables d’excavar en el passat per assegurar-se que els seus empresaris tinguin registres per demostrar els esforços de compliment passats. Els registres històrics dels empleats, contractistes i altres que poden haver tingut una associació prèvia amb l’empresa són essencials per mostrar la seva classificació durant les revisions de compliment de la Llei de Cures Assequibles. Si sou un arxiver o gestor de documents responsable de la conservació de registres sobre qüestions relacionades amb la Llei de Cures Assequibles, és essencial que entengueu les regles de recontratació.

Segons les regles de recontratació, l’eligibilitat dels beneficis d’un empleat es basa en el període de temps que ha passat des que se’ls van oferir o proporcionar beneficis anteriorment. En alguns casos, el període anterior d’eligibilitat tindrà un impacte en la quantitat que estareu obligats a pagar per la cobertura sanitària dels empleats. Les persones que ocupen rols de gestió de dades dins de l’empresa hauran de ser conscients dels terminis i les normes que són aplicables a les variacions de la llei entre Estats.

És important que les empreses nomenin un enllaç entre el seu equip de documentació i el departament de recursos humans. Això assegura que totes les parts responsables de la gestió de documents i la conservació de registres siguin conscients: L’advocat de la firma o organització que té la major responsabilitat per assegurar que l’empresa compleixi les seves obligacions sota la Llei de Cures Assequibles també pot ser l’individu responsable de coordinar esforços amb l’IRS, HHS, seguretat nacional i altres entitats federals.

És important que tota la documentació es rastregi d’una manera que permeti que s’utilitzi en el desenvolupament d’estudis de cas que documentin experiències amb la Llei de Cures Assequibles. Per exemple, si la vostra empresa o organització ha pres anteriorment una decisió de recontratació que ha estat disputada amb una agència governamental, el resultat de la qüestió i com es va gestionar haurien de ser utilitzats per crear un estudi de cas per ajudar a informar les decisions de política en el futur.

És important que els arxivers i gestors de documents siguin conscients dels processos que s’han de posar en marxa quan es fa necessari canviar els procediments existents per a la conservació de registres d’empleats i la retenció de documents. Per exemple, pot ser que se us requereixi classificar certa documentació d’empleats d’acord amb la informació rebuda de l’IRS. És important dedicar temps a entendre els procediments que cal seguir per reclassificar aquesta informació i per què és necessari.

És important que la vostra empresa utilitzi el més recent en tecnologia per ajudar a gestionar el capital humà. Els registres dels empleats haurien d’estar en una ubicació centralitzada i segura que pugui ser fàcilment accessible per facilitar una verificació d’estat actualitzada i per assegurar que els registres estiguin adequadament protegits. A més, és important utilitzar el més recent en tecnologia de seguiment per rebre recordatoris de quan s’acosten dates clau.

Un aspecte clau de la Llei de Cures Assequibles és el requisit que els empresaris ofereixin opcions de salut assequibles als seus empleats. És important que es prenguin les mesures adequades per assegurar que aquesta informació es mantingui confidencial i segura. A més, la infraestructura de seguretat establerta per protegir aquestes dades també hauria de ser utilitzada per assegurar que els registres dels empleats estiguin protegits.

Mantenir un seguiment de les dates en què tota la documentació de compliment és deguda és essencial per evitar penalitzacions. També és important saber quan és essencial complir amb els requisits de les regles de recontratació. Pot ser necessari proporcionar prova de cobertura per a empleats amb un buit de cobertura d’apenes 62 dies.

Pel que fa al desenvolupament dels programes de formació adequats per assegurar que tot el personal rellevant entengui les obligacions imposades per la Llei de Cures Assequibles, és important desglossar el programa de formació en mòduls específics per a cada rol. Això us permet desenvolupar un programa de formació que sigui específic per a les necessitats de diversos rols i departaments dins de l’organització.

La gestió exitosa de les regles de recontratació de la Llei de Cures Assequibles requereix una comprensió de la data en què la reempleabilitat entra en vigor així com la data en què un empleat va finalitzar la seva anterior ocupació.

Per a més informació sobre la Llei de Cures Assequibles, podeu visitar la pàgina oficial de Healthcare.gov.