Entenent els Contractes de Lloguer Comercial a Arizona

Com a professional de la informació, trobo que és beneficiós tenir una comprensió bàsica dels contractes vinculants que els meus clients utilitzen regularment. Una àrea particular de documentació legal en la qual vull centrar-me avui són els contractes de lloguer comercial complets a Arizona.

En Arizona, un contracte de lloguer comercial és un contracte per un període de temps especificat per l’ús de béns immobles. El llogater paga un lloguer al propietari (que pot ser el propietari de la propietat) per l’ús de la propietat immoble. El contracte de lloguer comercial hauria de requerir que el llogater (el lloguer) utilitzi la propietat només per a fins comercials. També pot haver-hi una clàusula que estipuli quan el contracte de lloguer finalitza, assegurant que el llogater abandoni la propietat i pagui totes les taxes o multes pendents. El contracte de lloguer comercial esdevé vinculant legalment en signar tant el llogater com el propietari.

La gestió de documents juga un paper vital en la creació i el manteniment continu dels contractes de lloguer comercial. Tota la documentació rellevant relacionada amb el contracte de lloguer hauria d’estar arxivada tant amb el propietari com amb el llogater. Un sistema d’arxiu en paper físic és útil, però utilitzar un sistema d’emmagatzematge de documents basat en el núvol com Dropbox o Evernote és una pràctica molt recomanada. Aquests arxius digitals permeten l’accés per més d’una part i mantenen documentació precisa i actual en un format que el propietari i el llogater poden entendre fàcilment. Avui dia, programari avançat de gestió de documents com M-Files, FileHold o FileCenter (per nomenar-ne alguns), permet un grau d’eficiència superior que les aplicacions d’emmagatzematge de documents basades en el núvol. Aquests instruments més potents eliminen la necessitat de fer múltiples tasques entre sistemes i generen informes més complexos sense intervenció humana.

Com que cada contracte de lloguer comercial ha de complir amb la legislació federal, incloent l’Americans with Disabilities Act, el Card Act, el Rehabilitation Act i el Sherman Anti-Trust Act, entendre aquestes lleis és essencial per al propietari (o el llogater) durant la creació del contracte de lloguer. Aquells implicats en la creació i manteniment dels contractes de lloguer comercial haurien de consultar un advocat qualificat o buscar l’assistència d’un professional de la informació, ja que aquest últim té l’experiència necessària en la recerca i gestió de la documentació necessària. A mesura que les regulacions canvien, una gestió adequada dels detalls continguts en els contractes de lloguer permet la ràpida identificació i remediació d’àrees de no conformitat.

Per exemple, en el cas de senyalització o aparcament per a un negoci, s’ha de tenir cura d’assegurar que aquestes comoditats s’ajustin a les ordenances de zonificació, així com a la llei federal.

La creació i gestió dels contractes de lloguer comercial segueixen els mateixos principis orientadors que els establerts per l’Associació de Arxivers Canadians/Arquivistes de Canadà (ACA). Aquests principis són: En el cas de documents d’arxiu com els contractes de lloguer comercial, també hi ha dos principis addicionals importants per a la gestió i preservació del registre de lloguer comercial: També s’ha de tenir cura pel que fa als horaris de retenció. És aconsellable mantenir els contractes de lloguer comercial durant almenys cinc anys després de l’expiració del contracte. Això està en línia amb les recomanacions fetes per l’ACA, i típicament, cinc anys haurien de ser suficients. No obstant això, si hi ha litigis, aquests documents haurien de ser mantinguts durant un període de temps més llarg; en aquest cas, s’hauria de consultar un advocat per a més detalls.

Com és el cas amb la majoria de documents legals relacionats amb béns immobles, els termes utilitzats dins d’un contracte de lloguer comercial poden influir en la seva classificació dins del sistema d’arxiu. Les possibilitats d’arxiu i biblioteca poden implicar classificacions úniques. Per exemple: Les classificacions d’estàndards de tipus de document que s’apliquen als contractes de lloguer comercial inclouen:

Classificacions d’estàndards com la Classificació de la Biblioteca del Congrés (LCC) i l’Estàndard per a la Descripció Arxivística (ISAD (G)) són comunament utilitzades dins dels Estats Units, Canadà i Europa. Ofereixen una major flexibilitat i són recomanades per a col·leccions personals perquè permeten l’organització de documents més nínxols. No obstant això, per als estudiosos d’arxius, l’ús de classificacions estàndard no sempre és ideal. Els arxivers també utilitzen una altra classificació estàndard – Estàndards Generals Internacionals de Descripció Arxivística (ISAD (G)) – que es basa en el marc del Consell Internacional Canadenc/Consell Internacional d’Arxius (CICA/ICA), desenvolupat per harmonitzar la biblioteconomia i l’arxivística.

Indirectament, els contractes de lloguer comercial poden proporcionar informació sobre el valor econòmic d’un negoci i seguir els seus desenvolupaments. Aquesta informació pot ajudar a determinar increments o disminucions en el valor del negoci. Com a exemple, quan els preus dels béns immobles disminueixen, els lloguers comercials esdevenen més barats d’adquirir o llogar a altres llogaters. Això pot afectar indirectament els contractes de lloguer comercial arxivats.

Per tal d’organitzar i gestionar eficientment els contractes de lloguer comercial dins d’arxius digitals, es recomana que l’arxiver contracti un arxiver experimentat i un estudiant amb formació avançada en les últimes tendències i tecnologies d’arxivament digital.

Condicions a tenir en compte: Els contractes de lloguer comercial poden contenir moltes clàusules i subclàusules que poden afectar la seva classificació. Val la pena assenyalar que la redacció i la formulació no específicament cobertes per aquest article poden no aparèixer sota els seus Estàndards Generals Internacionals de Descripció Arxivística (ISAD (G)), Estàndards Generals Internacionals de Descripció Arxivística (ISAD (G)), Descripció Arxivística Estàndard Internacional (ISAD (G)), Estàndards Generals Internacionals de Descripció Arxivística per a Recursos Electrònics (ISAD (G) 2002), o en una classificació bibliotecària com la Biblioteca del Congrés.