Explorant les interseccions de la ciència arxivística i la documentació legal: El paper dels paralegals

Poden els paralegals redactar documents legals? Sembla que no tothom està d’acord amb això, donat el debat intens que va tenir lloc l’any passat entre Michael O’Connor, advocat/reportero legislatiu de l’American Bar Association a Washington, i Eric L. Johnson, Director Executiu de la Federació Nacional d’Associacions de Paralegals. L’intercanvi gira al voltant de si la professió de paralegal hauria de poder fer tasques d’advocacia en diversos estats on actualment se’ls prohibeix proporcionar serveis legals. Una cosa és segura, el potencial dels paralegals per redactar documents legals poden els paralegals redactar documents legals (i, per tant, la qüestió que pot sorgir de la seva manca d’habilitat per fer-ho en alguns casos) té el potencial de solapar-se amb qüestions de preservació de la integritat dels documents. I sí, una nova mesura de la qual només l’American Bar Association podria pensar és poc més que una reafirmació de mesures passades és l’última paraula que vols en els teus documents legals.

La retenció i preservació de documents és responsabilitat dels arxivers i sovint recau en els paralegals preservar certs documents en el curs de la seva feina. Una gestió adequada dels documents depèn de la intersecció de lleis i tecnologia per garantir l’exactitud dels registres. Però el fet que els paralegals tinguin tals habilitats i responsabilitats per garantir la retenció i proporcionar informació precisa dels documents legals requereix l’ús de principis de ciència arxivística. Philip Sanchez proporciona una definició adequada del que implica la ciència arxivística.

“És la facultat que ajuda en la selecció de material documental, la seva organització, el seu emmagatzematge i el seu manteniment, i en la preparació d’índexs i llistes per facilitar-ne l’ús principalment per historiadors, biògrafs i el públic en general. La ciència arxivística implica així l’estudi de l’acció de la ment en relació amb l’organització i recuperació d’informació.”

Com s’indica en les definicions, és l’habilitat d’organitzar les dades així com preparar-les per a la seva recuperació la que fa que tant els arxivers com els paralegals comparteixin habilitats similars. Per a tant els arxivers com els paralegals, l’objectiu és el mateix. Han d’assegurar-se que qualsevol document amb el qual estiguin treballant pugui ser recuperat amb precisió. Han de considerar quina metadada proporcionar, com categoritzar les dades i com eliminar duplicacions innecessàries.

El que és especialment útil en la capacitat de gestionar la metadada és l’ús de la tecnologia per ajudar a fer complir la forma dels documents. Per exemple, en redactar documents legals, els paralegals poden utilitzar certs programes que capturaran automàticament la metadada associada amb el document i l’emmagatzemaran per a ells d’una manera que garantirà que la metadada pugui ser recuperada amb precisió més tard. Un sistema de gestió de documents similar pot ser desenvolupat per a la ciència arxivística per ajudar a garantir el mateix resultat, on documents passats haurien estat mantinguts d’una manera rudimentària. Encara que els arxivers no són els principals usuaris finals de la metadada, seran, no obstant això, conscients de la importància de mantenir un sistema funcional que pugui aprofitar les capacitats tecnològiques actuals per garantir que les dades ara són molt menys probables de ser corrompudes, si és que alguna vegada ho han estat.

L’educació dels paralegals i arxivers té molt en comú. Tots dos faran cursos d’escriptura legal, i a causa de la naturalesa de la seva feina, tots dos acumulen coneixements legals específics i habilitats de recerca legal. La seva comprensió del que constitueix proves substancials i rellevants etiquetades amb la metadada és inavaluable. A més, tots dos gestionen la creació i destrucció de documents (paralegals durant les etapes de redacció), i arxivers durant les polítiques de retenció i destrucció).

Desafortunadament, la posició legal dels paralegals encara els impedeix fer moltes tasques de redacció legal. De fet, el Codi de Ètica Model de l’American Bar Association afirma que…”un advocat empleat no pot delegar a un altre una obligació que és exclusivament de l’advocat, com servir com a testimoni expert. En canvi, un advocat pot delegar tasques rutinàries a un paraprofessional que es poden delegar legalment. Un exemple és la preparació de documents com ara escrits. De fet, la supervisió adequada de les activitats d’aquest personal és essencial per a serveis legals de qualitat i serveix a l’important interès públic de proporcionar serveis legals assequibles.”

Això no vol dir que els paralegals no redactin documents legals. És només que, donades les instruccions esmentades, no està clar fins a quin punt ho estan fent.

El paper dels paralegals en assegurar que els documents legals siguin adequats per als seus propòsits previstos no només constitueix una bona pràctica empresarial. També assegura que la informació legalment admissible es mantingui adequadament i que el registre romangui disponible per a futures necessitats legals. A més, donada la capacitat de la tecnologia per replicar aquest procés, i tenint en compte la capacitat de múltiples usuaris per accedir-hi, la responsabilitat dels paralegals per proporcionar documents legals els permet automàticament contribuir a la seva pròpia protecció. La seva feina al llarg del procés, en redactar, revisar, circular i corregir els documents legals en nom dels seus advocats els ajuda a gestionar la qualitat dels documents.

Dada la realitat que la seva feina solapa amb la dels arxivers, i que la seva feina, en última instància, tracta de preservar tota la informació que es representa en la metadada. És clar que hi ha molt que els paralegals poden aprendre dels arxivers i viceversa. De fet, fins a quin punt podria la manera en què es gestionen els documents legals convertir-se en un exemple per a la preservació de proves legals.

Per a més informació sobre el paper dels paralegals en el sistema legal, podeu visitar els Recursos per a Paralegals de l’American Bar Association.