La valoració econòmica dels fons històrics i les col·leccions de l’Arxiu General de la Diputació de Girona

1.    Introducció i objectius.

Aquest article es basa en el treball que es va dur a terme els anys 2016 i 2017 amb l’objectiu de taxar, de manera lògica i raonada, vint-i-tres fons i col·leccions de l’Arxiu General de la Diputació de Girona que estaven donats d’alta a l’inventari del patrimoni de la corporació i als quals calia atorgar un valor econòmic concret per tal d’incloure’ls a la pòlissa d’assegurances corresponent, com també per l’obligació legal de quantificar econòmicament tot aquest conjunt documental. Pretén, doncs, explicar resumidament com es va arribar a l’establiment o definició del mètode de valoració del patrimoni documental, així com els resultats obtinguts.

Aquests fons abasten un període cronològic comprès entre el segle XI i el XXI; aproximadament, unes 34.200 capses equivalents a 3.200 metres lineals de prestatgeria i 2.179 pergamins.

Valorar econòmicament els fons d’un arxiu és fer també una aproximació al preu (social) que pagaríem si desaparegués i, amb la seva pèrdua, es volatilitzés una part de la nostra memòria col·lectiva (aspecte afectiu), uns béns materials (els suports, a preu de matèria inerta en el pitjor dels casos) i la capacitat de generar feina o d’obtenir matèria primera intangible per a escriure publicacions, divulgar coneixements o simplement entretenir-se amb la lectura i l’aprenentatge.

Per fer-ho possible es va optar per la contractació dels serveis d’un perit judicial que, pel seu perfil, pogués estar vinculat al patrimoni documental i bibliogràfic.

L’objectiu d’aquest text és donar a conèixer i referenciar l’estudi realitzat (i pendent de publicar) per l’equip format pel perit judicial, Joan Artés, pels tècnics de l’Arxiu Històric de la Diputació de Girona, N. Castells i A. Viñas i per la cap del Servei d’Arxius i Gestió Documental de la Diputació de Girona, M.A. Colomer, al voltant de la valoració econòmica dels fons documentals de l’Arxiu General de la Diputació de Girona i presentar els resultats als quals es va arribar.

Es pretenia definir una metodologia de valoració precisa i acurada del patrimoni documental de l’Arxiu General de la Diputació de Girona en termes econòmics i que, també, pogués servir per a valoracions futures del patrimoni documental en els mateixos termes i opcions desenvolupats en aquest treball.

Es van plantejar algunes maneres concretes d’abordar aquesta valoració: la primera va ser el preu de mercat. La segona es va plantejar objectivant dades mesurables de l’Arxiu i de cadascun dels fons, establint-hi coeficients de ponderació i prenent compte de l’assignació pressupostària al servei d’Arxius. La tercera era la de fer la valoració pel mètode d’actualització de rendes, aplicant-hi alguns ajustaments.

2.    El marc legal.

Per a la definició de patrimoni documental ens hem de remetre, d’una banda, a les lleis de patrimoni històric, tant l’autonòmica com l’estatal (Llei 9/1993, de 30 de setembre, del Patrimoni Cultural Català, i Llei 16/1985, de 25 de juny, del Patrimoni Històric Espanyol), a la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’Arxius i Documents, modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol) i al Reglament del Sistema d’Arxius i Gestió de Documents de la Diputació de Girona, aprovat pel Ple de 18 de juny de 2013.

Pel que fa a la legislació de caràcter administratiu que regula el patrimoni dels ens locals, és necessari citar el Decret 336/1988, de 17 d’octubre, pel qual s’aprova el Reglament del Patrimoni dels Ens Locals, especialment els articles que defineixen el patrimoni històric i en els quals es parla de l’inventari de béns de caràcter historicoartístic i els seus efectes en la comptabilitat patrimonial (articles 17, 113, 131 i 132), atès que obliga les administracions públiques a quantificar econòmicament el seu patrimoni i que, anualment, es documentin i quedin reflectides les alteracions en l’inventari de béns i drets i en els balanços, així com la situació dels actius i els passius per determinar el patrimoni net de la institució de cada exercici econòmic.

3.     Sobre els arxius.

Cal tenir en compte:

Les obligacions legals dels arxius en relació amb el seu patrimoni documental: la classificació, la descripció, la conservació, la preservació, la difusió, etc. que garanteixen, des de l’Arxiu, que els documents es posin a disposició del públic en les millors condicions.

Els arxius com a béns complexos: suports materials (paper, pergamí, fitxer electrònic…) i components immaterials (perdurabilitat, explotació permanent al llarg del temps, etc.).

La consideració dels arxius com a conjunt o conjunts documentals; també, com a edifici i instal·lacions materials i, finalment, l’arxiu com en prestador de serveis.

Els diferents components del treball que es realitza als arxius: descripció, instal·lació, digitalització, restauració, etc.

La consulta telemàtica, que té una especial rellevància i és possible gràcies a la digitalització dels documents.

En resum, quan valorem documents d’arxiu hem de pensar que tots aquests aspectes que acabem de mencionar els aporten valor afegit.

4.     Sobre els preus de mercat:

Calia delimitar el mercat teòric de compravenda dels diversos documents (botigues especialitzades, cases de subhastes, ofertes a través d’Internet, d’agents particulars, llibreries, etc.).

S’havia de fer una aproximació a valors de mercat realistes de cadascun dels tipus documentals a partir de mitjanes representatives de la composició de cada fons o col·lecció.

I tenir en compte la correcció dels valors de mercat que són variables segons les circumstàncies: modes, oportunitat, moment polític, etc.

Aquí alguns exemples del mercat amb la seva valoració econòmica.

Tipus	Procedència/posseïdor	Antiguitat	Valoració	Notícia	Valor unitari
Una carta manuscrita a una amant (4 folis)	John Fitzgerald Kennedy	1963	26.000 €	07/06/2016El País	26.000 €/carta
Arxiu amb uns 20.000 ítems: manuscrits, dibuixos, composicions musicals…	Federico García Lorca	Primer terç s. XX	22.000.000 $USA	10/07/2016 New York Times	1.100 $/registre
1.046 documents	Esther Tusquets Guillén	Segle XX-XXI	366.065 €	06/03/2014 Ara	350 €/document
Arxiu fotogràfic	Annie Leibovitz	S. XX	50.000.000 $USA	24/05/2013 La Nueva España
Arxius fotogràfic (1.400 negatius)	Militar francès (nom desconegut)	S. XX	10.000 €	28/03/2013 Ara	7 €/negatiu
Col·lecció de 500 fotografies i 15 textos	Lluís Companys Jover	S. XX	15.500 €	09/11/2006 Corporació Catalana de Mitjans Audiovisuals	30 €/ítem
Manuscrit de la simfonia núm. 2 de Gustav Mahler (232 pàgs.)	Subhasta Sotheby’s	Final s. XIX	4.500.000 £	29/11/2016www.vivelohoy.com	4.500.000 £/simfonia (19.397 £/pàg.)

En referència als preus de mercat es feia evident una sèrie de qüestions. En primer lloc, cal dir que és impossible escatir una pauta racional per establir el preu dels documents al mercat. Hi intervenen factors molt diversos: estètics, importància dels fets reflectits en els documents, valor polític, social, etc. En segon lloc, és difícil que una institució divulgui com ha valorat i quant ha pagat per un fons adquirit. De fet, fa anys que l’Associació de Professionals de l’Arxivística i la Gestió de Documents reclamava una política d’adquisicions del patrimoni documental català que regulés els criteris a utilitzar. Finalment, en tercer lloc, hauríem de tenir en compte que, en el cas hipotètic d’una oferta massiva de documents, això provocaria que els preus baixessin significativament. I per acabar, també s’ha de tenir en compte que el preu real quasi sempre està per sota de les expectatives del venedor, a causa de factors també molt diversos: costos de transacció i de transport, comissions, marges de benefici, etc.

5.    Dades objectives mesurables.

Metres lineals, tipus d’unitats d’instal·lació, característiques de les unitats documentals compostes, còmput de pàgines, representació quantitativa dels diversos fons en el conjunt de l’arxiu, distribució temporal per segles, paràmetres utilitzats per establir un preu per unitat (pàgina, registre, capsa, fons, pergamí, etc.), part digitalitzada, descrita, restaurada…

6.    Coeficients de ponderació:

Antiguitat, utilitat específica, documents consultats més sovint, singularitat especial, fiabilitat de les dades, presència de documents no-històrics per inclusions administratives recents, produïts pel propi ens, nivell de conservació i presència de patologies, rellevància històrica, social, econòmica, jurídica, contingut repetitiu o redundant, etc.

7.    El pressupost de l’Arxiu General.

S’havien de tenir en compte les dades economicocomptables de l’organisme titular. L’assignació pressupostària del Servei d’Arxius i Gestió de Documents correspon al 0,35% del pressupost de la Diputació de Girona; en total, a l’època en què es va fer l’estudi, eren 394.000 € (incloent-hi personal i despeses de l’arxiu). Per tenir una xifra correcta, calia aplicar les correccions adients per amortització de mobiliari, ordinadors, etc. dels centres de treball, així com la repercussió de les despeses generals o indirectes que correspondrien a l’Arxiu General si se li imputés la seva part. I per descomptat el lloguer teòric dels edificis on es troben els diferents dipòsits de l’Arxiu General i que no pertanyen a la Diputació de Girona, com ara l’Arxiu Històric de Girona, al Convent de Sant Josep. En resum, la suma d’aquests conceptes ens dona una xifra de 450.000 €.

8.    Valoració pel sistema d’actualització de rendes.

Des d’un punt de vista financer una quantitat que es reitera sense solució de continuïtat any rere any pot ser reduïda a una xifra única per aplicació de l’anomenat mètode d’actualització de rendes.

Així doncs, calia calcular un capital actual que representés la generació de rendes indefinida (entenent com a renda l’assignació pressupostària corregida basada en les quantitats mitjanes aproximades i conegudes fins al moment). Per fer-ho, ens havíem de basar en un percentatge o tipus d’interès neutre; per exemple, l’interès legal dels diners vigents entre 2003 i 2016.

El resultat de la valoració pel mètode d’actualització de rendes dona una xifra total dels vint-i-tres fons analitzats de l’Arxiu General de la Diputació de Girona de 10.700.000 €.

9.    La valoració sobre el preu de mercat.

Aquesta valoració es va fer establint la relació entre la suma dels valors dels elements com a unitats aïllades que s’agrupen en fons (valor de mercat) i les parts alíquotes que aquestes agrupacions (fons i col·leccions) representen dins del valor global establert a partir del mètode d’actualització de rendes.

S’estableix el preu de mercat mitjançant l’aplicació de coeficients sobre mostres comparables, i d’altres elements com la dotació pressupostària de l’arxiu, que es contraposen al valor de mercat calculat inicialment.

El valor de mercat seria de 9.635.251 €, però cal tenir en compte que un Arxiu sempre és més que la suma dels seus components (valor dels documents en un arxiu, protecció, disposició, servei, etc.), per bé que al mercat –compravenda– s’hauria de moderar el preu a la baixa. El resultat final de la valoració del preu de mercat és de 8.671.000 €.

10. Conclusions

La valoració a partir del preu de mercat o la derivada del mètode d’actualització de rendes és molt semblant. La desviació d’un 23,5% entre les dues valoracions obtingudes i ponderades (entre un 20% i un 25%) es deu essencialment a si els documents pertanyen o no a un arxiu públic; és a dir, aquest percentatge representa el valor afegit al fet que els documents pertanyin a un arxiu permanent i que es regeix per unes normes que garanteixen la preservació, custòdia, accés, consulta i difusió dels seus fons i col·leccions.

D’altra banda, no és el mateix fer una valoració global de l’arxiu que fer-la per fons, col·leccions o documents solts. Només es poden valorar amb més precisió els documents solts o singulars. El preu global d’un arxiu o d’un fons és més complicat, tot i que el sistema d’actualització de rendes obre una expectativa interessant respecte als arxius públics i, també, als privats que es regeixin per pautes similars.

Els fons i col·leccions s’han d’abordar com a conjunts d’elements unitaris i ser valorats en funció dels preus que estipula el mercat (llibreters, webs especialitzades…).

Els valors considerats com a definitius per als fons i col·leccions de l’Arxiu General de la Diputació de Girona són:

Fons/col·lecció	Preu fons/col. (€)
Fons documental de la Diputació de Girona (1809-2010)	7.744.799
Fons documental de la Comissaria Delegada de la Generalitat a Girona (1931-1939)	223.755
Fons documental del Govern Civil (1835-1935)	38.741
Fons documental de la Junta Provincial dels Cens Electoral de Girona (1890-1977)	196.333
Fons documental de la Comissió Provincial de Regions Devastades i Reparacions (1938-1950)	39.060
Fons documental de la Junta Provincial de Sanitat de Girona (1834-1868)	631
Fons documental de la Junta Provincial de Protecció de la Infància i Repressió de la Mendicitat (1908-1930)	4.313
Fons documental de l’Hospital de Santa Caterina (s. XIV-1855)	452.344
Fons documental de l’Hospici de Girona (1331-1855)	460.350
Fons documental de la Farinera La Montserrat, S.L. (1892-1984)	173.860
Fons documental del Consorci de la Ruta del Carrilet d’Olot (1992-2003)	4.464
Fons documental del Consorci de la Via del Tren de Sant Feliu (1997-2003)	518
Fons documental de l’Institut d’Assistència Sanitària (1985-1995).	7.009
Fons documental de la Caixa d’Estalvis de la Província de Girona (1862-1869)	3.154
Fons documental de les Conferències de Sant Vicenç de Paül a Girona (1856-1868)	4.205
Fons documental de la Germandat de Funcionaris i Empleats de la Diputació de Girona (1954-1990)	1.572
Fons documental Ensesa de Girona (1861-1977)	50.240
Biblioteca-Hemeroteca de la Diputació de Girona (s. XIX-XX)	373.067
Biblioteca Pella i Forgas (1504-1944)	243.185
Conjunt de les col·leccions de pergamins de l’Hospital de Santa Caterina (1009-1897), de Sant Pere Galligants (1298-1640), de l’Hospici de Girona (1361-1650) i “Família Ensesa de Girona” (1266-1647)	678.400
TOTAL	10.700.000

Sens dubte, cal valorar la importància del pes dels arxius en el balanç de la corporació.

Cal correlacionar l’assignació anual que rep l’arxiu d’acord amb la rellevància dels seus fons, ara quantificats econòmicament.

Cal valorar l’Arxiu General com a font de beneficis per a la col·lectivitat, culturals, però també econòmics: realització d’estudis, generació d’ocupació, publicacions, visites guiades, atracció de ciutadans i d’investigadors, etc. És a dir, allò que inicialment semblaven només uns beneficis immaterials lligats a la funció social i cultural dels arxius ara també es demostra que té un valor econòmic mesurable.

Finalment, un últim apunt per posar en relleu que el fet de poder taxar els arxius ens pot fer avançar en la idea que una cessió o una donació altruista d’arxius privats, valorada econòmicament, es pot beneficiar de determinades exempcions fiscals per donació de patrimoni històric a l’Administració Pública.

Taula amb les dades objectives i els coeficients aplicats a cada fons