Entenent els requisits legals EMS per a arxivers

La ciència de l’arxiu no es tracta només de gestionar registres per fer-los més fàcils de recuperar en el futur. De fet, part del paper de l’arxiver és assegurar-se del compliment de la llei. Aquest compliment legal es coneix més fàcilment com a obligacions legals essencials EMS.

Com a arxiver, potser no passes molt de temps pensant (o parlant) sobre les lleis i regulacions que governen la teva organització, la teva feina o el món en general. No obstant això, si estàs involucrat amb documents, registres i arxius, és millor que tinguis un coneixement legal de treball sobre els requisits legals EMS. És una part vital del paper de l’arxiver entendre les seves obligacions de compliment i mantenir-se al dia sobre qualsevol requisit legal que afecti els registres pels quals són responsables.

El no tractar els requisits legals EMS pot resultar en danys als teus recursos arxivats així com danys a la reputació de la teva organització. Recorda el recent cas del NHS esborrant dades privades de 18,000 pacients que havien optat per no participar en el pla care.data de 2015 que buscava compartir registres de pacients a nivell nacional. Tals fracassos de compliment poden posar en risc els pacients o clients d’una organització, així que no cal dir que això mai hauria de passar.

Obligacions clau de compliment per a arxivers

Aleshores, quines són algunes obligacions clau de compliment per a arxivers pel que fa als requisits legals EMS?

• Entendre les lleis de protecció de dades
• Mantenir la confidencialitat de la informació sensible
• Assegurar una documentació adequada de les pràctiques de gestió de registres
• Mantenir-se informat sobre canvis en la legislació
• Implementar programes de formació per al personal sobre compliment
• Realitzar auditories regulars dels materials arxivats
• Establir polítiques clares per a la retenció de dades
• Col·laborar amb equips legals per a orientació
• Documentar els esforços de compliment
• Participar amb organitzacions professionals per a recursos

A continuació es presenten deu recursos addicionals de compliment i legals per a arxivers, amb un enfocament en l’impacte dels requisits legals EMS en el camp de l’arxivament.