Navegant per assumptes legals: Comprendre les taxes d’aplicació a Massachusetts per a professionals d’arxiu

Com a arxivers, sovint hem de fer front a les taxes d’aplicació governamentals i la paperassa relacionada. Són legals les taxes d’aplicació a Massachusetts? Les taxes d’aplicació a Massachusetts han estat durant molt de temps en la legalitat de molts arxius històrics de Massachusetts i edificis històrics. El terme “Taxa d’aplicació” es refereix a És legal cobrar una “taxa d’aplicació” per un permís de construcció o un altre permís relacionat amb la construcció en els Arxius de Massachusetts? Similar a les taxes de permís de construcció, una taxa d’aplicació és una taxa cobrada per una agència governamental per accions preses en la revisió d’una sol·licitud presentada per un sol·licitant per llicències o permisos. Actualment, Massachusetts encara no ha establert una taxa d’aplicació específica per a un propòsit concret, com ara per a l’emissió de llicències comercials. Les jurisdiccions locals estan obligades a establir una taxa d’aplicació per a tal sol·licitud. És crític per a la nostra professió, especialment quan es tracta de la qüestió de les taxes d’aplicació. Com a arxivers, no hi ha res particularment emocionant sobre les taxes d’aplicació. Però, tanmateix, hi ha moltes ocasions en què hem de fer front a aquestes taxes. Poden semblar innocuoses, però considereu el seu impacte potencial en la disponibilitat de recursos.

Des de la perspectiva d’un arxiver, això entra en la categoria de “un mal necessari”. Voleu arxivar i preservar informació, però per fer-ho, necessitareu espai. Com més espai tingueu, més probabilitats hi ha que sorgeixin taxes. Però, com defineix la legislació de Massachusetts “mal necessari”? I com puc representar millor les meves necessitats als legisladors que finalment decidiran com de fàcil és per a mi fer la meva feina?

En termes simples, qualsevol cosa que costi diners pot afectar directament un arxiver i la seva feina. Això significa que, ja sigui una taxa d’aplicació en Arxius, un augment de fons per comprar subministraments d’arxiu, o un nou formulari que requereix més feina administrativa de la vostra part, la vostra feina és arxivar. Els diners permeten als arxivers fer la seva feina. Fer una gran feina és el que us ajudarà en la vostra carrera. Com més diners hi hagi disponibles, més probabilitats tindreu d’obtenir més finançament. Això és el que manté les portes i els llums en funcionament als arxius de Boston.

Haurem de retrocedir en el temps per discutir la història de les taxes d’aplicació en arxius. És important entendre d’on provenen les taxes perquè pugueu entendre cap a on van. El punt de controvèrsia era l’estat de Massachusetts. Bàsicament, l’estat de Massachusetts es va prendre per ser arxivat com a part del regne del Commonwealth de Massachusetts. L’estat volia tenir accés a la informació continguda dins de l’estat. Així que va ordenar que els documents de l’estat fossin transcrits a un lloc on poguessin ser accedits. En essència, encara esteu tractant amb l’estat de Massachusetts avui dia. L’estat sempre voldrà tenir accés als arxius.

Quina és la legalitat de les taxes d’aplicació en Arxius? Bé, la llei actual de Massachusetts estableix que la taxa d’aplicació per sol·licitar documents de subdivisions polítiques com una ciutat, poble o consell regional de govern és legal sota la Llei de Reducció de Paperassa, 44 U.S.C. 3501 i següents. L’acte estableix que cap entitat està obligada a prendre una acció si no té un número OMB. Segons els estatuts de Massachusetts que recullen taxes d’aplicació, encara s’utilitzen sobres de paper en sol·licituds d’aplicació de mida carta. Això ha resultat en un gran cost addicional que no té cap benefici financer. Els estatuts requereixen que l’envolupant acompanyi la sol·licitud d’aplicació de mida carta, afegint així a la paperassa normalment associada amb avisos i també requerint un cobrament excessiu. Això també presenta un problema interessant quan el sol·licitant no està disponible, com quan la sol·licitud és per informació fiscal. Per resoldre aquest problema, el Govern hauria de considerar canviar els estatuts per eliminar els requisits de la Llei de Reducció de Paperassa i autoritzar el Departament de Revenus a promulgar regulacions que restringeixin la difusió d’informació a persones que tinguin un interès actiu en la informació. El punt d’aquesta sol·licitud pel que fa a la legalitat de les taxes d’aplicació en Arxius és que les taxes d’aplicació són legals sempre que hi hagi un formulari per omplir i una quantitat específica a pagar. No poden fer res sense un formulari i una taxa. A més, heu de mantenir un registre de la sol·licitud d’aplicació.

Hi ha molts exemples de taxes d’aplicació que entren en aquesta categoria. Aquí hi ha alguns exemples d’Arxius, que potser ja reconeixeu. Les taxes que són legals inclouen publicacions de diaris, publicar diaris, arxivar i fins i tot permisos de museus. A més dels esmentats anteriorment, altres taxes legals són: Qui sabia que hi havia tantes taxes associades amb una taxa d’aplicació en Arxius? No és poc comú que les taxes d’aplicació siguin emeses pel Estat sota la Llei de Reducció de Paperassa. En Arxius, això no és una excepció. Jack B. Jerubas, un arxiver jubilat i antic director dels Arxius de l’Estat de Massachusetts, va dir això sobre les taxes d’aplicació: “L’objectiu de les taxes d’aplicació en Arxius serveix a dos propòsits. El primer propòsit és desincentivar sol·licituds frívoles i demandes de documents històrics. El segon propòsit serveix com a font d’ingressos per als Arxius per finançar projectes costosos, com la digitalització per a Internet.”

Com podeu veure, les taxes d’aplicació són un tema sensible per a molts de nosaltres en la professió d’Arxius. Són necessàries per al nostre ús diari, però també són quelcom que hem de considerar amb cura quan analitzem els nostres pressupostos i decidim sobre compres futures. El futur de la nostra professió depèn de la nostra capacitat per mantenir-nos dins dels nostres mitjans. L’estat de Massachusetts ha deixat clar que busca una suma raonable de diners per ajudar a finançar els seus projectes. I, molts de nosaltres ja hem arribat a la conclusió que “raonable” significa “almenys 500 dòlars o més”. No obstant això, no tots els municipis són tan exigents. Algunes ciutats i pobles només requereixen tan poc com 0,50 dòlars per sol·licitud. No obstant això, el punt segueix sent que les taxes d’aplicació són necessàries per a la nostra professió, però també poden ser una càrrega. Tots volem el millor per a la nostra professió, però les restriccions pressupostàries existeixen a tot arreu. Si podeu estalviar diners no sol·licitant una taxa d’aplicació, aleshores, per descomptat, feu-ho, però assegureu-vos de fer-ne un seguiment.

Hi ha moltes propostes sobre les taxes d’aplicació. A més, hi ha innombrables propostes de diversos estats sobre la legalitat de les taxes d’aplicació. Fer front a la qüestió de si és legal o no cobrar una taxa d’aplicació pot ser un argument molt complicat. Però, la resposta curta és que és legal. Com que aquesta qüestió encara afecta la comunitat d’arxius, ha d’haver-hi algun canvi en la legalitat de les taxes d’aplicació.

Per a més informació sobre els aspectes legals de les taxes d’aplicació, podeu visitar Llei de Registres Públics de Massachusetts.