Navegant per les legalitats: Comprendre els acords prèvia a la construcció en projectes d’arxiu

Mentre Arxivers la DaDa no s’escapa de tractar la llei, també té un enfocament en la pràctica professional i l’aplicació de la legislació a la realitat diària del camp dels arxius. És per això que la publicació d’aquesta setmana aborda el concepte important de l’acord de preconstrucció i com pot ser crucial per a l’èxit d’un projecte arxivístic. Els arxius i centres de documents, com a llocs on s’emmagatzema informació dels clients per a ús i protecció, poden ser considerats llocs on podrien tenir lloc treballs de construcció. La infraestructura i el disseny de l’oficina poden ser força complexos i subjectes a la provisió local de serveis d’incendi, seguretat en la construcció i regulacions de seguretat elèctrica. En resum, són el tipus de llocs on un acord de preconstrucció pot ajudar a fer que la realització d’un projecte sigui tan fluida com sigui possible.

Els acords de preconstrucció són típicament principalment entre l’contractista general i el seu client. Quan s’està establint un arxiu o centre de documents com una nova entitat, l’estructura de governança de com funcionarà aquesta organització més enllà del simple àmbit físic hauria d’establir-se primer, abans de passar a un contracte amb un contractista per construir l’espai. A més, cal tenir en compte que abans de crear un acord de preconstrucció, ambdues parts haurien de tenir clar qui són realment. Això pot semblar obvi i com si l’escriptor estigués afirmant l’evident, però hem vist, malauradament, més d’un cas d’un acord de preconstrucció creat amb l’entitat legal equivocada. Això condueix a una situació on, encara que una de les parts utilitzi l’acord de bona fe, aquest roman inexecutori.

Un acord de preconstrucció ha d’incloure els elements fonamentals d’un contracte com ara una oferta, consideració (l’intercanvi de valor), acceptació i la intenció de crear relacions legals, encara que cap d’ells estigui explícitament declarat. Això significa que si una part no ha complert el seu compromís amb l’acord, es poden utilitzar passos legals adequats per assegurar-se que ho faci i que els resultats tangibles flueixin per a un arxiu o centre de documents. Un acord de preconstrucció sempre es negocia entre les parts. De fet, el procés de negociació de l’acord pot resultar en que es modifiqui diverses vegades i això no seria un reflex de cap de les parts, sinó més aviat de la naturalesa de posar en marxa un projecte. Des d’una perspectiva legal, si durant la fase de negociació, una de les parts es dóna compte que no vol continuar, podria simplement retirar-se de les negociacions sense penalització.

Arxivers la DaDa i altres professionals implicats en aquests projectes han de ser molt curosos a l’hora de definir qui són les parts d’aquest acord i quina és la intenció de l’acord pel que fa al resultat del projecte. L’acord pot centrar-se en tot el projecte, o simplement en un component o servei específic de l’projecte global. Com a tal, les parts han de ser molt vigilants a l’hora d’entendre quines són les obligacions de l’acord de preconstrucció perquè tots estiguin preparats i llestos per complir les seves respectives obligacions contractuals. Si tothom té expectatives clares, llavors els malentenduts més endavant en el projecte poden ser, com a màxim, evitats si no completament prevenuts. Els processos o paràmetres dins dels quals un projecte avança estaran arrelats en la capacitat d’acordar una idea comuna del que és l’abast del treball.

Exemples d’aquests poden incloure una sol·licitud perquè el contractista obtingui diversos pressupostos de subcontractistes, la implementació d’un pla de gestió, un pla de contingència, pressupost i cronogrames del projecte. L’arxiu o centre de documents pot voler requerir que el contractista compleixi o satisfaci els requisits dels estàndards bàsics de salut i seguretat esperats de la indústria en general o específics del sector dels arxius. Tals exemples es convertirien en part de l’acord de preconstrucció i haurien de ser acordats per ambdues parts.

Un centre de documents o arxiu que entra en existència com una nova entitat pot ser dinàmicament diferent d’una organització que està expandint o renovant locals existents, per exemple. Aquests són els tipus de projectes on l’arxiu o centre de documents pot utilitzar l’acord de preconstrucció per abordar activament qüestions com el tipus d’assegurança de responsabilitat que un contractista pot necessitar, que seria una prioritat més alta per a un arxiu amb molta dada i informació a protegir, els aspectes ambientals del projecte, o els estàndards laborals que el contractista ha de complir. Per exemple, si el contractista i els seus subcontractistes estan implicats en la construcció d’un nou edifici que s’està llogant, l’estàndard del propietari s’aplicarà i pot afectar les expectatives finals del projecte.

Un acord de preconstrucció mal redactat pot deixar una part en l’obligació o no en l’obligació per qualsevol comportament inadequat per part de l’altra part o dels seus empleats o subcontractistes. L’acord de preconstrucció no està destinat a desviar la tasca del contractista per fer la seva feina o de l’operador de l’arxiu o centre de documents per supervisar, gestionar o contractar tercers per assumir tals tasques. Simplement està destinat a establir per avançat si les parts de l’acord de preconstrucció estan disposades i realment capacitats per fer les seves respectives tasques o tenen la capacitat de contractar altres per fer-ho. És un mètode per limitar les responsabilitats de les dues parts o eliminar qualsevol malentès sobre l’abast del projecte – què s’està construint, en quines condicions, per a qui i per qui.

Una darrera paraula sobre els acords de preconstrucció i sovint passada per alt és el paper de la tecnologia en el suport a la creació d’aquests contractes o acords de preconstrucció. S’aconsella l’enfocament adequat – ser tan detallat com sigui possible a l’hora d’establir les parts d’aquest acord, l’abast, els lliuraments, els cronogrames, els lliuraments i el finançament, entre d’altres. Això és més fàcil de dir que de fer. Els criteris SMART o l’ús de programari de gestió de projectes per mapar els lliuraments i tot el que s’espera de les parts poden ser una solució. Mantenir aquest tipus d’informació juntament en una plataforma tecnològica a la qual ambdues parts puguin accedir ajudarà molt a poder identificar on estan sorgint problemes en un projecte. També pot convertir-se en una base per a un patró d’èxit un cop el projecte estigui completat i un punt de referència per a futurs projectes similars.

Per a més informació sobre acords de construcció, podeu visitar Wikipedia.