Navegant per les modificacions de contractes en la pràctica d’arxiu: Una guia completa per a gestors de documents
Entendre el significat i el procediment de modificació de contractes en el context de l’arxiu i la gestió de documents no és un simple exercici intel·lectual per als professionals del camp. Les definicions i procediments del món real per modificar contractes són conseqüents. Els riscos són alts perquè les penes que poden derivar-se de la no conformitat són severes. La comprensió en la pràctica es pot apreciar molt bé a partir de l’article legal, “Significat i Procediment de Modificació de Contractes Explicat” citant la definició de Merriam-Webster. L’advocat Timothy Mc:
Significat de modificació en dret
- Un canvi formal realitzat a una llei o document.
- Una proposta/canvi a una llei o disposició legal, especialment en un projecte de llei o constitució.
- Un component que modifica un contracte o instrument similar, ja sigui estàndard o fet per a un contracte particular.
- Una alteració o addició a una constitució existent.
La importància en la pràctica és que hi ha tant regles específiques com matisades que governen els procediments per executar legalment contractes i modificacions de contractes, d’altra manera els riscos s’escalaran. Per elaborar, considerem l’escenari on les modificacions es realitzen en el context d’un abast de treball auditada a un contracte per realitzar serveis d’arxiu de registres i informació. La qüestió central és entendre que aquestes modificacions als contractes no són qüestions menors.
Procediments de Modificació Contractual
S’ha observat per experts en dret contractual que hi ha quatre (6) tipus de contracte disponibles, incloent bilateral, unilateral, exprés, implícit, anul·lable i inexecutables. A més, hi ha tres (3) tipus de modificacions i canvis de contracte; els acords per modificar un contracte han de ser conformes amb les disposicions legals que guien la forma actual del contracte, incloent les parts implicades, l’abast del treball, la compensació i el procés de modificació. Per evitar possibles disputes contractuals, la pràctica prudent hauria de ser assegurar que les modificacions i canvis estiguin oficialment registrats per escrit amb les signatures de totes les parts cada vegada que es modifica el contracte.
El següent model de modificació de contracte es pot utilitzar per efectuar modificacions: ACORD Per Realitzar Serveis d’Arxiu (Modificació de Contracte) Aquest acord procedix com una modificació de l’Acord entre XXXXXX (“XXXXXXX”) i XXXXXXXXXX (“Client”) datat Dia del Mes, Any. Aquesta Modificació és efectiva Dia del Mes, Any (“Data Efectiva”). Les Parts per la present acorden modificar l’Acord esmentat anteriorment com segueix: Totes les disposicions de l’Acord romanen en plena vigència i efecte. Excepte en el cas que s’estableixi específicament el contrari aquí, tots els termes d’aquesta Modificació tenen el mateix significat que les paraules en majúscules a l’Acord. En cas que existeixi un conflicte entre els termes de l’Acord i els termes d’aquesta Modificació, els termes d’aquesta Modificació prevaldran.
EN TESTIMONI DEL QUAL, les Parts aquí presents han executat aquesta Modificació a la data primerament establerta anteriorment. XXXXXXXXX Per:__________________________ Nom:________________________ Títol:_________________________ XXXXXXX Per: _________________________ Nom: ________________________ Títol: ________________________ Última Revisió: Mes, Dia, Any L’acord anterior es pot ajustar per facilitar-ne l’ús considerant un enfocament més detallat per registrar modificacions en un registre per a projectes complexos. A continuació, es presenta un exemple d’un registre de modificació de contracte que podria ser utilitzat per fer un seguiment de múltiples modificacions de contracte des de l’inici del contracte. La clau és establir un sistema per mantenir els registres de les modificacions abans que siguin necessàries, de manera que no estigueu corrent per abordar una pregunta sobre el que es va acordar més tard quan necessiteu accés als documents d’arxiu.