Protegint els teus Arxius: Entenent els Contractes de Vigilància

Els arxius són preciosos pel fet que contenen informació de vides passades. Igual que com les dades no sempre poden ser obertes al públic, el material arxivat no ha de ser sempre privat per a la població. Per tal que les dades privades siguin segures, s’ha d’establir un marc regulador i legal. Aquí és on entra en joc la contractació. En el cas de la seguretat arxivística, el model de contracte de guàrdia desglossa responsabilitats i decideix rols adequats que asseguren la seguretat de l’arxiu a través de la llei.

El paper del personal de seguretat en la protecció dels espais arxivístics El primer pas que pot venir a la ment quan se’ns pregunta què pot fer un contracte per a un arxiu és ordenar i seqüenciar. No obstant això, quan els ministres i funcionaris institueixen una nova col·lecció o biblioteca, eren clarament els guàrdies de seguretat qui feien que el lloc fos segur. Com ho fan? Els guàrdies de seguretat protegeixen l’espai d’arxiu de les següents maneres:

Consideracions legals en la contractació de personal de seguretat per a arxius En els primers temps, els arxivers posaven més èmfasi en escollir guàrdies que estiguessin armats i que realment poguessin ser violents amb els criminals. No obstant això, els guàrdies no sempre són el veritable heroi. No obstant això, quan les coses van malament, la responsabilitat del guàrdia ha de seguir al guàrdia. En la majoria dels entorns actuals, aquells que són encarregats de la protecció de l’espai d’arxiu serien contractats a través d’un contracte de guàrdia de seguretat. Es pot triar si externalitzar o simplement fer del guàrdia un empleat.

Seccions crítiques d’un contracte de guàrdia de seguretat per a arxius Els bancs tenen els seus NDA, els arxius majoritàriament contenen registres personals i per tant és important cuidar els materials sensibles. Això ha portat diverses institucions a redactar contractes de guàrdia que són tan legals com aquells redactats entre una associació o corporació. Els contractes de guàrdia cauen sota el cos de llei relacionat amb l’ocupació, però també fan que la relació entre el guàrdia i l’empresari sigui una mica com la d’un contractista i un propietari. Els termes que poden formar part d’un contracte de guàrdia inclouen:

• Definició de Material Confidencial i Protecció del mateix
• No Divulgació de Material Confidencial i Retorn de Registres
• Responsabilitat del Guàrdia i Indemnització
• Compensació i Beneficis
• Terminació

Com els contractes de seguretat s’alineen amb la legislació i directrius arxivístiques Els arxius estan regulats per la llei d’una manera que la informació privada pot ser emmagatzemada dins seu. Generalment, el concepte que ningú més hauria d’accedir a la informació sense autorització és com la seguretat externa està dissenyada per protegir la instal·lació. Regulacions com la Llei de Rehabilitació dels EUA i la Llei de Protecció de Dades parlen ambdues sobre la manera en què la seguretat hauria d’estar estructurada perquè els arxius siguin legalment compatibles. Quan hi ha violacions de seguretat, la llei decideix qui suporta les conseqüències. En l’opinió de l’examinador, els contractes de seguretat no haurien de fer sords a la població als sons d’arxiu i censurar la música arxivada mentre que les clàusules de no divulgació poden impedir que el públic escolti música sense filtrar. Això és especialment necessari quan el públic en general es beneficiaria de la preservació del so.

L’impacte dels acords de seguretat sobre l’accés i la integritat dels arxius Com s’ha vist en el punt anterior, NCS News va filtrar el fet que la condició del material arxivat es reflectirà en el contracte de tal manera que el guàrdia signa sobre la qualitat al final del dia. Tals controls estan escrits en l’acord i per tant la fiabilitat del proveïdor de serveis es posa en qüestió. Pot la seguretat ser prou estricta com per portar-ho a judici? Pot haver-hi un documental produït que segueixi la feina d’un guàrdia de seguretat? Fins a quin punt es pot prevenir el toc de goma de seguretat?

Adaptant les responsabilitats del guàrdia de seguretat per a arxius digitals versus físics Si bé els punts anteriors mencionen com el guàrdia prestarà atenció als documents físics, també és important notar que els digitals són igualment importants. Per tant, els contractes han d’adaptar-se per permetre l’acord contractual de penalitzacions i conseqüències de les violacions. Les conseqüències dependran en gran mesura de la gravetat de la infracció, però també de les penalitzacions preacordades.

Estudis de cas d’implementacions de seguretat efectives en entorns arxivístics No sigui que l’examinador sigui un tardà, és crucial mencionar que tals implementacions de contractes s’han utilitzat amb èxit a la Cort Interamericana de Drets Humans i a la Cort Penal Internacional; el cas de S v Minister de Justícia i Desenvolupament Constitucional 2004 (4) SA 484 (CC) va trobar que un contracte entre l’estat i els seus proveïdors de serveis estava ben redactat i que la vaga que va seguir no el va violar d’alguna manera. En un cas d’invasió de privadesa, el següent cas, Dickason v Consell Mèdic d’Àfrica del Sud 2000 (3) SA 38 (SCA), va trobar que un contracte signat amb el proveïdor de serveis feia que l’empresa fos estrictament responsable per la violació. Això significa que si el proveïdor de serveis publicava el treball confidencial a causa de l’acord, la responsabilitat associada a la seva pròpia activitat era directament seva.

Avaluant i actualitzant regularment els contractes de guàrdia de seguretat A partir del memorandum de Michael Neshin i Sherry Odum, és interessant notar que un contracte té una data per a la seva iniciació i el lloc de realització. L’addició de filtres de seguretat mostra que el sistema està evolucionant. Cal destacar que l’emmagatzematge de dades en un format electrònic ha pres prioritat. Els guàrdies contractats avui en dia s’enfronten a un paisatge laboral en constant canvi.

La relació entre la seguretat arxivística i els avenços tecnològics Els avenços tecnològics que tenen a veure amb els arxius requereixen que el guàrdia es mogui al costat d’aquestes tendències. La col·lecció i la seva seguretat es veuran molt afectades per la intervenció dels sistemes informàtics. Això no limita la necessitat de seguretat, sinó que crea un nínxol per als contractes de guàrdia per cobrir el buit entre l’analògic i el digital.

Fomentant la col·laboració entre arxivers i experts legals en la redacció de contractes Tot el procés empresarial d’una col·lecció d’arxius no ajudarà si l’usuari no és conscient dels termes que estan ocults en un document signat. A mesura que aquest camp d’estudi s’expandeix, podem esperar veure més cooperació entre experts legals i professionals de la informació, o arxivers-bibliotecaris.