Trobada dels arxivers parlamentaris a la XXVII Reunió anual del Grup Espanyol de la Secció d’Arxius i Arxivers Parlamentaris i de Partits Polítics del Consell Internacional dels Arxius (SSP-ICA)

Un any més, els arxivers i les arxiveres parlamentàries ens hem reunit a una de les assemblees legislatives de l’Estat per compartir la tasca dels diversos grups de treball i les funcions que desenvolupem a títol individual en els nostres propis parlaments. Enguany ens hem trobat una vintena de professionals de dotze cambres durant tres dies, en una reunió anual que ja va per la vint-i-setena edició.

La trobada començà dimecres amb la inauguració per part del vicepresident segon del Parlament de Canàries i de la presidenta del Grup, María José Cubells, arxivera de Corts Valencianes. 

A continuació, la Dra. Carina González de la Universitat de La Laguna va presentar una ponència sobre intel·ligència artificial titulada Del big data al saber compartit: IA a l’arquitectura informacional. La professora ens explicà multitud de conceptes relacionats amb la temàtica i exposà els riscos i les limitacions que té aquesta disciplina tan de moda actualment. Finalment, també compartí les oportunitats estratègiques que pot suposar emprar la intel·ligència artificial en l’àmbit dels arxius.

Després de la pausa, Paloma Vaquero de les Corts de Castella i Lleó presentà la comunicació titulada D’emmagatzemar a comprendre: l’arxiu fotogràfic amb IA, en la qual compartí un projecte que està desenvolupant l’Arxiu juntament amb el Servei d’Informàtica, i que té per objectiu abordar la gestió de l’arxiu fotogràfic de les Corts de Castella i Lleó amb intel·ligència artificial. Després d’estudiar diverses possibilitats, l’eina elegida és IMMICH, una solució opensource. La indexació automàtica de les fotografies i la gran capacitat de recuperació d’informació i navegació semàntica són les bondats principals d’aquesta eina.

Amb un petit canvi en el programa previst, Sandra Rodríguez del Congrés dels Diputats ens posà al dia sobre La secció d’arxius i arxivers parlamentaris (SPP/ICA). Actualització de treballs a nivell internacional i ens explicà que havien estat seleccionats per presentar un pòster al congrés del Consell Internacional d’Arxius de Barcelona i ens feu partícips de la reunió de la secció internacional que es duria a terme durant el congrés. 

Les companyes del Parlament de Catalunya, Blanca Martínez i Laura Orenga, compartiren el seu punt de vista sobre La governança de la informació i la transparència com a elements de la transformació digital als parlaments. La proposta parteix d’un escenari en el qual, tot i no comptar amb la maduresa ideal per fer el desplegament d’un pla de digitalització de l’administració, s’impulsen els objectius estratègics i operatius dels eixos de la governança de la informació i de la gestió de procediments des de la gestió documental i la gestió de la transparència per tal d’aportar la metodologia i la perspectiva funcional al conjunt del projecte de digitalització.

A la tarda, Juanjo Úbeda de Corts Valencianes moderà una taula rodona sobre La transformació digital als parlaments espanyols: una panoràmica, amb Joana M. Pastor del Parlament de les Illes Balears, Marta Turiso del Parlament de La Rioja i Blanca Martínez del Parlament de Catalunya. La taula rodona es va dividir en dues parts. En la primera cadascuna de les cambres va presentar el seu sistema de gestió de documents electrònics, amb l’objectiu de visualitzar la diversitat d’opcions en què s’està treballant. En la segona part es va posar el focus en la gestió dels projectes d’implantació d’administració electrònica, sobretot a nivell organitzatiu i competencial i en analitzar el paper que estem jugant els arxivers (o que hauríem de jugar) des de la nostra professió. Amb aquesta taula rodona va concloure el primer dia de la reunió.

L’endemà, la jornada començà amb la intervenció de la lletrada María Cristina Duce del Parlament de Canàries, i estigué vinculada a la transparència i els seus límits, amb El secret de l’activitat parlamentària i el dret a saber a la societat oberta. En aquesta ponència la lletrada deixava clar que hi ha un difícil equilibri entre la protecció de la seguretat i el dret a estar informat de les decisions dels poders públics de les quals en derivin conseqüències en la vida de la ciutadania. Així mateix enraonà de limitacions derivades de la protecció de dades, del Parlament obert, d’informació tributària i comissions d’investigació i del control parlamentari de matèries classificades secretes. 

Després de la pausa, el grup de treball de valoració compartí la seva tasca durant l’any anterior amb cinc propostes de selecció i avaluació de sèries. El grup està format per Mari Carmen Marante del Parlament de Canàries, Marta Turiso del Parlament de La Rioja, Alicia Payo de les Corts de Castella-la Manxa, Eugenia López de l’Assemblea de Madrid i Clara Espartero del Congrés dels Diputats. I les sèries estudiades són les següents: preguntes amb resposta escrita, proposicions de llei d’iniciativa legislativa davant el Congrés dels Diputats, proposicions de llei d’iniciativa legislativa popular, projectes de llei, sessions i reunions de la Mesa de la cambra. 

A continuació, servidora presentà L’aplicació de gestió de sèries i taules d’avaluació del Parlament de les Illes Balears. Aquesta eina va ser ad hoc per gestionar les sèries documentals de la cambra en format base de dades. La va crear una empresa que tenia encomanada la tasca d’implementar el gestor documental, juntament amb l’elaboració de l’estudi de 65 sèries/procediments; és a dir, la creació d’una fitxa per a cadascuna de les sèries seleccionades per l’Arxiu de la cambra, que inclou un apartat d’avaluació i accés.

Finalment, el grup de treball de procediments compartí els estudis realitzats durant el darrer any. Aquest grup està compost per M. Antònia Vilanova i Olga Tàpias del Parlament de Catalunya, Joana M. Pastor del Parlament de les Illes Balears i Juan José Úbeda de Corts Valencianes. I els estudis de procediments realitzats són: dret d’accés a la informació pública, concurs oposició i concurs de mèrits i capacitats. 

L’horabaixa el grup de treball de tipus documentals presentà l’actualització del model de catàleg de tipus documentals de parlaments. El grup està format per Montserrat García i Isabel Cuesta del Senat i Lledó Felip de Corts Valencianes. La tasca del grup de treball s’ha centrat, per una banda, en la revisió dels tipus documentals identificats durant la primera fase (TD01 a TD069), usant com a guia els comentaris dels arxivers parlamentaris. D’altra banda, es va reiniciar el treball d’anàlisi i identificació de tipus documentals corresponents al TD99. Amb aquesta comunicació es donà per finalitzada la segona jornada, que culminà amb una visita guiada a La Laguna. 

El darrer dia començà amb la protocol·lària visita al Parlament de Canàries, per conèixer a fons la institució que havia acollit la reunió i, a continuació, la presidenta del Grup, María José Cubells de Corts Valencianes procedí a retre comptes de la seva gestió en l’informe anual de la presidència. Tot seguit es desenvolupà l’assemblea general del Grup i es feren les propostes de les línies de treball per al curs següent, incloent la creació de nous grups de treball o el manteniment i l’extinció dels antics. 

Finalment, Maria José Cubells de Corts Valencianes, Paloma Vaquero de les Corts de Castella i Lleó i Joana M. Pastor del Parlament de les Illes Balears presentaren el resum de la comunicació per al congrés internacional de l’ICA a Barcelona que ha estat acceptada amb el següent títol: El Grup Espanyol de la Secció d’Arxius i Arxivers Parlamentaris i de Partits Polítics del Consell Internacional d’Arxius (SPP-ICA): un projecte col·laboratiu amb molt de futur. 

Podeu consultar el programa de les jornades al blog del Grup Espanyol de la Secció d’Arxius i Arxivers Parlamentaris i de Partits Polítics del Consell Internacional dels Arxius i al compte d’X del Grup (@sppica). Així mateix, els textos i les presentacions de totes les ponències es publicaran a l’apartat “Reunions SPP-ICA” del blog.