Un relat polifònic sobre les XXX Jornades dels Arxius de les Universitats Espanyoles de la mà d’una colla d’arxivers universitaris

Cal felicitar-se en aquests temps efímers quan s’és capaç de seguir sumant anys en unes jornades. En aquest article ho celebrem agafats de la mà i donant veu a tots els arxivers que vam assistir a la 30a edició de les Jornades d’Arxius Universitaris Espanyols que aquest any organitzaven els companys de la Universitat Autònoma de Barcelona amb la col·laboració de la secció ICA/SUV coincidint amb la celebració a la mateixa setmana del Congrés Internacional d’Arxius a la ciutat de Barcelona. No hi érem tots, però ens felicitem a les 10 universitats catalanes que som representades a la Conferència d’Arxius d’Universitats Espanyoles (CAU) de la Conferencia de Rectores Universitarios de España (CRUE). I ho fem així, deixant aquesta petita petja a la DaDa. 

Un diari resum de dos dies dins de la Casa Convalescència del Recinte Modernista de l’Hospital de Sant Pau amb arxivers vinguts d’arreu (fotos 1 i 2) i ple de moments per compartir, aprendre, descobrir, conèixer, construir, donar-se la mà, escoltar, retrobar-se, sumar, fer pinya i créixer. 

Un dilluns i un dimarts format per set sessions que us relatarem a continuació i una Assemblea General de la CAU que tancava les jornades i on s’exposaven les conclusions dels diferents grups de treball, s’agraïa als qui han treballat els darrers quatre anys al Comitè Executiu (foto 3) i es donava la benvinguda als nous arxivers que en prenen el relleu. Cadascú des del seu tros sembra la seva llavor i hi posa el seu gra de sorra. A tots els que en formem part i a tots vosaltres que ens llegiu, moltes gràcies. 

Núria Cañellas, UB

Dilluns, 27 d’octubre

Arxius Universitaris i els Objectius de Desenvolupament Sostenible: Arxius en l’Educació i l’Ensenyament

Albert Aragay, UVic-UCC

Sota el marc d’aquesta sessió se’ns presenten tres iniciatives que aporten un enorme valor afegit als arxius, especialment en tot allò que fa referència a l’impuls de la difusió orientada a l’usuari, als estudiants i al retorn social.

En el cas de la ponència d’Inés Irurita, titulada “Com contribuir a la formació de ciutadans des dels arxius. L’experiència de l’Arxiu General de la Universidad de Navarra”, se’ns descriu un projecte d’acostament de les fonts primàries d’aquest arxiu al públic investigador i alumnat de grau i batxillerat. A partir d’una feina prèvia interna enfocada a la descripció i la digitalització, l’arxiu teixeix aliances amb professorat que exercirà de tutor, amb qui proposar temes de recerca a partir de documents d’arxiu. 

Aquesta línia de treball, tal com subratlla la ponent, té la virtut tant de projectar l’arxiu com d’afavorir una educació de qualitat i de fomentar la formació de la ciutadania.

Pel que fa a la ponència de Nada Abdelrahim (Universitat d’Indiana), “Equitat educativa i fonts primàries: una activitat d’instrucció d’accés obert en arxius universitaris”, destaca l’ús de la plataforma Pressbooks com a repositori des de la qual dissenyar i publicar contingut d’accés lliure. Simula accions d’investigació arxivística guiada, de forma fàcil i intuïtiva, per als alumnes. Es substitueixen els llibres de text de suport per les fonts primàries d’arxiu.

Finalment, quant a la comunicació “Cap a un aprenentatge de l’arxivística des del servei a les organitzacions” de l’Anahí Casadesús i l’Ariadna Morente (FUAB Formació de la UAB), es centra en el projecte d’aprenentatge de l’arxivística des del servei a les organitzacions del tercer sector, en base a les necessitats reals del territori. Així, mitjançant la metodologia ApS (Aprenentatge-Servei), s’integra l’aprenentatge i els valors al servei de la comunitat amb l’objectiu de millorar-la.

Arxius d’Universitats i Investigació Innovadores. Reptes per a la Sostenibilitat

Pepita Raventós, UdL

La sessió “Arxius: Experiències d’Adaptació i Innovació: l’ús d’Eines Digitals” va reunir quatre experiències internacionals que exemplifiquen com els arxius universitaris i de recerca exploren nous models de gestió per afrontar els reptes de sostenibilitat, accessibilitat i impacte global.

Les ponències van mostrar des de projectes de cooperació transnacional fins a l’ús de tecnologies emergents com la realitat augmentada, la intel·ligència artificial o la 3D aplicada al patrimoni documental. També s’hi van exposar casos de transformació digital en contextos institucionals i geogràfics complexos, així com estratègies per integrar la dimensió ètica i comunitària en la descripció i difusió dels fons, especialment en relació amb col·lectius indígenes.

El debat final va evidenciar que la innovació no és només una qüestió tecnològica: implica repensar aliances, garantir interoperabilitat, assegurar sostenibilitat i formar equips capaços d’afrontar nous escenaris. Els arxius universitaris, lluny de ser actors passius, esdevenen laboratoris on es posa a prova com garantir memòria, recerca i dret d’accés en un món digital i desigual. Un repte complex, però també una oportunitat clara per redefinir el nostre paper professional.

Virginia Hunt (Harvard University), Jenifer Pelose (Harvard University), Riain Ross-Hager (Harvard University), Luicia Yalla (Ellen Johnson Sirleaf Center) i Awesome Konneh (Ellen Johnson Sirleaf Center) van obrir amb “Fomentant la col·laboració i models innovadors de gestió per millorar l’accessibilitat i la recerca global”. 

Karen J. Trivette (Paris-Sorbonne Université Abu Dhabi, EUA) va presentar “Alineació de tecnologies 3D, RA i IA amb arxius tradicionals”. 

Maryna Chernyavska (University of Alberta) va tancar amb “Descobrint documents indígenes: tecnologia i reconciliació”.

Arxius: Experiències d’Adaptació i Innovació: Preservació de Documents Digitals i Desenvolupament d’Activitats

Estel Puigdevall, UdG

“Fer crawling és més divertit amb amics: Arxivat web actiu a les universitats mitjançant la col·laboració entre campus”

Ruth E. Bryan, Arxivera Universitària a les Biblioteques de la Universitat de Kentucky, al Special Collections Research Center de Lexington, KY, EUA, Andrew McDonnell, Arxiver de les Biblioteques de la Universitat de Kentucky

Entre 2023 i 2024 la Universitat de Kentucky va revisar la sostenibilitat del seu programa d’arxivament web, una tasca tecnològicament exigent, que requereix experiència especialitzada contínua i poc finançada. En aquesta revisió es van identificar diversos problemes, com és la complexitat i el canvi constant del domini uky.edu., i solucions com són establir relacions amb creadors de continguts i automatitzar processos. També han treballat les polítiques d’accessibilitat i de governança de dades.

“Arxivar Zoom: Com les reunions virtuals desafien la gestió organitzacional dels registres”

Andrew Northey, professional en gestió d’arxius i registres, Toronto, Canadà

Des de la pandèmia les reunions online han agafat rellevància. Esdevenen un espai de comunicació dinàmic on també s’hi genera molta documentació. Les dades requereixen ser gestionades per decidir sobre la seva preservació, però també sobre l’accés i la propietat. No podem permetre que el software prevalgui sobre els criteris arxivístics. L’evolució de les reunions des d’espais estàtics a infraestructures dinàmiques ha deixat enrere les polítiques de gestió documental i arxiu, i caldria que s’adaptessin als nous temps. 

“Transformació digital en una universitat de l’Orient Mitjà: Impactes en els arxius i la gestió de documents”

Irina Schmid, Responsable de Digitalització, Universitat Americana del Caire, Egipte

La Universitat Americana del Caire, amb la intervenció d’Irina Schmid, ha presentat el projecte de digitalització d’una universitat del Pròxim Orient.  Aquesta ha passat d’un sistema manual i exclusiu a fluxos automatitzats amb metadades multilingües, OCR adaptat a l’escriptura àrab i estàndards de preservació. L’impacte d’aquest projecte ha estat quantitatiu i qualitatiu proporcionant més visibilitat dels fons, recerca avançada i equitat. Però encara queden reptes pendents com el finançament, la formació del personal i dels usuaris, entre d’altres.

Arxius Universitaris i els Objectius de Desenvolupament sostenible: Arxius, Justícia, Comunitats i Igualtat

Laia Lorenzo, UPC

A la darrera sessió de la jornada de dilluns i sota el títol “Una altra manera d’actuar: l’imperatiu ètic d’examinar la nostra praxi i posicionament“, moderat per Jenifer Monger i Karen J. Trivette, es va incidir en la necessitat de ser conscients de les comunitats i realitats no representades a través dels fons dels nostres arxius per ser actius en la seva preservació.

En el debat van destacar els creixents casos de censura quant a descripció i conservació de fons documentals arran de les mesures contra la diversitat als EUA, i es va reflexionar sobre la necessitat d’exercir el bandolerisme arxivístic. Les moderadores van instar els participants a pensar en aquells aspectes de la nostra realitat que no estan coberts en els nostres fons documentals (uncovery), a buscar allò que hem de donar a conèixer i difondre (discovery) i en ser proactius en la recuperació de documents en perill de ser ignorats pel discurs oficial (recovery) en favor de la justícia i la memòria històrica col·lectiva.

Dimarts, 28 d’octubre

Arxius: Experiències d’Adaptació i Innovació: Enfocaments Innovadors per a Sistemes Digitals

Ilde Rojas, UAB

Vivim en un món tecnològic que evoluciona a gran velocitat, i les administracions electròniques no en són una excepció. Cada vegada més, aquestes eines s’estenen a tots els àmbits de la gestió pública, i les universitats tampoc queden al marge. Aquest escenari obliga els arxivers a reinventar-se i a dissenyar estratègies per superar els reptes que apareixen pel camí.

En la primera sessió de conferències del segon dia de les XXX Jornades d’Arxius Universitaris (CAU-CRUE) i ICA/SUV 2025 Annual International Conference, vam conèixer tres experiències que mostren com diferents universitats afronten aquests desafiaments.

La Universitat de Barcelona, amb Ferran Abarca i Núria Cañellas al capdavant, va presentar el seu model de gestió documental basat en dades obertes i governança de la informació. Els seus Quadres de Comandament són una eina clau: permeten analitzar necessitats, mesurar la qualitat del servei i planificar estratègies per al futur.

Des de Finlàndia, Susanna Kokkinen ens va explicar com Aalto University, amb només 15 anys d’història, ha creat un sistema integral que cobreix tot el cicle de vida dels documents, des de la seva creació fins a la preservació digital. Gran part del programari ha estat desenvolupat internament i és capaç d’interoperar amb altres aplicacions, tant pròpies com externes.

Finalment, Elizabeth Day, de la Universitat Americana del Caire, va exposar una realitat diferent: la manca de participació dels arxius en les decisions estratègiques. Això sovint comporta problemes en la gestió documental. Per revertir-ho, ha establert aliances amb serveis jurídics i altres departaments clau, aconseguint donar més pes a l’arxiu en les decisions corporatives.

Aquestes experiències demostren que l’administració electrònica és molt més que tecnologia: és estratègia, col·laboració i capacitat d’adaptació.

Arxius davant l’Emergència Climàtica: Prevenció i Accions

Gemma Martínez, UPF

La segona sessió del matí va estar formada per tres ponències que presentaven experiències d’arxius davant l’emergència climàtica i més concretament sobre prevenció i accions.

La primera va compartir l’experiència de la campanya Papers per aliments, una iniciativa promoguda per la Federació Portuguesa de Bancs d’Aliments i en la qual l’arxiu del Departament de Ciències de la Vida de la Universitat de Coïmbra hi participa des del 2024. La comunicació va exemplificar com es pot alinear el procés d’avaluació documental amb cinc Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS), entre ells la Fi de la pobresa i la Fam zero.

La segona ponència, a càrrec de la coordinadora de Preservació i Recursos Digitals dels Arxius de Disseny de la Universitat de Brighton, va presentar un cas d’acció en la cerca de solucions que redueixin la petjada de carboni generada pel manteniment dels sistemes de calefacció, ventilació i aire condicionat dels dipòsits d’arxiu (HVAC). Els bons resultats de l’apagada controlada i monitoritzada del sistema en aquest arxiu han promogut la creació del grup d’interès HVAC Shutdown Group que, més enllà de l’àmbit universitari, treballa per consolidar l’assoliment dels objectius de sostenibilitat en els arxius amb accions locals.

En la darrera ponència vam conèixer als dos protagonistes del quadern Arxius i canvi climàtic, en Planetín i l’Archibalda, un dels resultats del projecte Mapping and Researching Climate Change to protect Archives (ICA Programme Commission (PCOM) 2023). El seu investigador principal i d’una de les col·laborades ens van presentar l’abast del contingut del quadern així com un seguit d’eines que faciliten des d’una autoavaluació dels riscos en els nostres arxius fins a guies i recomanacions per dissenyar plans d’emergència. “Ser arxiver és seguir creient en un futur en el que el nostre treball tingui sentit per a persones que mai coneixerem […]”, una cita d’Eira Tansey que va reforçar la importància de la resiliència dels arxius en la gestió del canvi climàtic.

Què pesa més, un servidor amb dades o un servidor sense dades?

Jesús Sánchez, UOC

“Arxius davant l’Emergència Climàtica: Big Data, Dades de Recerca i Intel·ligència Artificial”

L’aparent absurd del títol amaga una realitat: l’emmagatzematge de dades i documents al núvol representa un cost en recursos gens desdenyable amb el consegüent impacte ambiental i petjada de carboni. És el que ens traslladen Aurèle Nicolet, investigadora, i Basma Makhlouf Shabou, Professora Associada de la University of Applied Sciences and Arts Northwestern Switzerland. Les conclusions del seu estudi representen una interpel·lació a les organitzacions a incloure la sostenibilitat en les polítiques de preservació a llarg termini dels repositoris de dades de recerca.

No menys impacte va tenir el projecte presentat per l’arxiver Matthew Golebiewski i Jennifer Monger, gerent de l’arxiu del Rensselaer Polytechnic Institute, EE. UU. Van formar part d’una iniciativa del propi institut per celebrar el 200è aniversari del RPI consistent en recrear la veu i imatge d’una dona traspassada al 1903 a través d’IA generativa. El resultat va propiciar un efecte “ooooh a la sala” mediàtic i esperable. Només els arxivers es preguntaven per altres efectes darrere els focs artificials i que ningú volia mirar: l’alt cost energètic de la IA generativa i els marges de l’ètica quan recreem la vida d’una persona morta en un exercici més propi de l’artificiositat que altra cosa.

Ambdues ponències van posar de manifest que pretendre substituir paper per volum al núvol sense que ocupi espai i recursos, no és una opció. Com tampoc ho és voler substituir l’ànima humana per uns algoritmes sense una trista ànima que l’acompanyi.

No deixem de banda la raó: pot crear monstres com diria el visionari Francisco de Goya.