XXIX Jornades de la Conferència d’Arxius de les Universitats Espanyoles (CAU)

Del 2 al 4 d’octubre es va celebrar una nova edició de les Jornades de la Conferència d’Arxius de les Universitats Espanyoles (CAU). En aquesta ocasió, la seu va ser la Universitat de Jaén, que a través del seu Arxiu General va organitzar les XXIX Jornades, amb 58 assistents en representació de 43 universitats de l’Estat.

Aquestes han estat unes Jornades ben significatives, i és que aquest 2024 la CAU celebra 30 anys des de la seva constitució al “Encuentro de Archiveros de Universidades” celebrat a Valladolid el 1994.

Les Jornades d’Arxius Universitaris són essencials per promoure la col·laboració entre els diferents arxius participants. A més de tenir un important component tècnic, són un instrument clau per al desenvolupament i la consolidació dels serveis d’arxiu a les universitats i també ofereixen una oportunitat perquè els membres de la CAU comparteim experiències, projectes, activitats i reptes, cosa que beneficia tot el col·lectiu de professionals dels arxius universitaris.

El tema escollit per a l’edició d’enguany, la 29a, ha estat “Governança de les dades, normalització i intel·ligència artificial: nous reptes i horitzons”. La governança de les dades entesa com el conjunt de polítiques i procediments realitzats per garantir la integritat, disponibilitat i confidencialitat de la informació, així com la seva gestió documental dins d’una organització. Aquesta governança està estretament relacionada amb la normalització i pot conduir a l’ús de la intel·ligència artificial. Aquesta tecnologia està evolucionant ràpidament, generant un debat ètic i jurídic sobre el seu potencial per transformar la societat tal com la coneixem, que previsiblement influirà en la pràctica administrativa i, per extensió, en els processos arxivístics derivats de la seva gestió.

Els arxivers i arxiveres ens qüestionem com ens influirà i que ens aportarà la IA i els ponents convidats en aquestes Jornades ens han posat una mica de llum a la foscor.

Desenvolupament i contingut de les Jornades

El tret de sortida el va donar Francisco Fernández Cuesta (Responsable del Servei de Coordinació del Sistema d’Arxius de l’Ajuntament de Madrid), qui va analitzar el concepte de dada i la importància de la seva estructura, agrupació, processament i interpretació, versus el concepte de document d’arxiu, com acte social, performatiu i representació permanent i fidedigna d’activitats, transaccions i esdeveniments. El ponent, va posar sobre la taula diverses problemàtiques i reptes que té l’arxiu en l’era de les dades, com, per exemple, el processament de les dades no estructurades, la consulta i explotació d’aquestes dades en un entorn amable i llegible pel ciutadà, la pèrdua d’informació i context com a conseqüència de l’excessiva anonimització de certes dades de caràcter personal, i com això pot desencadenar en una síndrome dels arxius buits. Segons Fernández, el repte perquè el nostre treball transcendeixi i perquè els arxius interactuïn amb la societat, és l’aplicació de noves metodologies i dissenys de creació i captura de les dades i documents, des de l’origen dels processos i activitats que volem preservar.

El segon dia de jornades va començar amb la interessant ponència de Carlota Bustelo Ruesta, (presidenta del Subcomitè Tècnic Nacional d’UNE “Gestió i preservació dels documents i la informació digital), qui va fer una pinzellada sobre els organismes normalitzadors i va presentar les noves normes de disposició i gestió documental en l’entorn de les dades i l’actualització en gestió de riscos. La ponent també va presentar tres nous projectes que s’estan treballant en l’àmbit de la normalització: gestió documental i blockchain, gestió documental i intel·ligència artificial i ontologia per la gestió documental. A continuació, Bustelo, va posar sobre la taula dos temes crucials, l’arxiu electrònic i la preservació digital, i com la nova edició de OAIS-2024 els aborda des d’una mirada de supervisió i control actiu. Finalment, Bustelo va ser molt emfàtica en la importància del nou paradigma de l’archiving by design, i com l’aplicació d’aquest nou model d’arxiu ens podria ajudar a resoldre problemes de localització, disponibilitat, interpretació i fiabilitat, si dissenyem sistemes d’informació que integrin la gestió dels documents i les dades des de l’origen.

Tot seguit, va tenir lloc la presentació del número monogràfic del Butlletí ANABAD “De la ISAD (G) a la intel·ligència Artificail: 30 años de transformación en los archivos universitarios”a càrrec de Mª Pilar Gil García, vicepresidenta d’ANABAD i Perdo Olassolo Benito, ambdós coordinadors de la publicació. Visiblement emocionats, van introduir aquest nou monogràfic, el quart publicat en col·laboració amb ANABAD i en aquesta ocasió per commemorar els 30 anys de la CAU. Els 14 articles inclosos en aquest monogràfic, reflecteixen les inquietuds i les tendències actuals de la nostra professió amb un enfocament en els reptes de futur, però sense oblidar el present ni el passat. I, a més d’oferir una panoràmica general de la situació als arxius universitaris, també es posa en valor i donen a conèixer la feina que realitzem i la nostra trajectòria.

Com va mencionar Pedro Olassolo durant la seva intervenció, “encara ens queda molt per aportar a la comunitat científica arxivística i la divulgació de les nostres activitats és una peça clau per aconseguir-ho”

A continuació, va intervenir Désirée Mª Domínguez Pallas (secretaria executiva de la CAU), Mª José Villanueva Toledo (directora del Centre d’Informació Documental d’Arxius (CIDA)) i María Ledo Fernández (tècnic d’arxius del departament de Difusió Arxivística del (CIDA)), per presentar el projecte col·laboratiu: “Universitaries: pioneras en las aulas“. Projecte que recull inspiradores i sorprenents biografies de dones que han destacat en l’àmbit de l’educació superior, bé com a estudiants, docents o investigadores. Aquestes interesants biografies estan acompanyades de diferents documents d’arxiu, com ara, certificats i títols acadèmics, orles, sol·licituds d’accés, nomenaments, retalls de premsa, fotografies, entre altres, que custodien les 14 universitats que van participar en el projecte.

La segona jornada acabaria amb la intervenció d’Ignacio Alamillo (director de Astrea), qui va gosar posar sobre la taula el sistema d’intel·ligència artificial i com l’arxiu electrònic pot nodrir i garantir l’ús correcte d’aquesta eina. El ponent va sostenir que els arxius poden jugar un paper fonamental en l’entrenament de la intel·ligència artificial, dotant-la de fonts autèntiques, integres, vàlides i de qualitat, ja que han passat pels filtres de control i processament de l’arxiu. Segons Alamillo, això minimitzaria la reproducció de riscos i biaixos per falta d’informació o per informació falsa, pel fet que l’arxiu seria el proveïdor de confiança de les dades. Per concloure, va apuntar que l’arxiu pot ser una garantia en l’ús de la IA, especialment per la presa decisions, decisions que no només garanteixin l’interès de les organitzacions, si no també l’interès públic, la propietat intel·lectual i la memòria social.

La tercera i darrera jornada, es va exposar el gruix de les intervencions, especialment l’exposició de treballs i experiències d’arxivers universitaris membres de la CAU. Repassem breument els 5 projectes arxivístics que es van posar sobre la taula:

1. La Universitat de Barcelona, mitjançant la intervenció de Pilar Romero, Núria Cañellas, Ferran Abarca i Natalia Fernandes, van presentar el projecte de gestió de dades des del disseny, a través d’un quadre de comandament que recull, estructura i processa totes les dades del gestor documental i diferents aplicacions de negoci amb les quals treballa la universitat. Gràcies a aquest projecte els arxivers van detectar diverses mancances, com, per exemple, sèries que no estaven generant expedients o expedients buits. Aquesta experiència també va ajudar als arxivers a prendre decisions basades en dades, a democratitzar la informació i a fer-la més transparent per a la societat.
2. Per part de la Universitat de Zaragoza, Ana Isabel Gascón i Esther Bentué, van presentar l’interessant projecte de descripció, difusió i preservació del patrimoni fotogràfic de la Universitat. Projecte que va destacar per la seva proposta de difusió a través d’un catàleg en línia, però també mitjançant “DARA Documentos y Archivos de Aragón”.
3. La Universitat de Lleida,  al seu torn, mitjançant la intervenció de Pepita Raventós, va presentar el projecte de tractament arxivístic del fons de l’Escola Normal i els cursets de selecció professional. Documentació que evidència la formació dels metres i les normes d’ensenyança, sota un concepte de model d’escola amb aules models pels seus estudiants de pedagogia durant els anys 1841-1950.
4. Per part de la Universitat d’Oviedo, Maria José Gimeno, va presentar el projecte d’organització i difusió de l’Arxiu Fotogràfic de la Universitat. La ponent va destacar la gran sinergia que va tenir amb el gabinet de premsa a l’hora d’executar i implementar el projecte, però també les més de 20.000 fotografies tractades.
5. Finalment, Pepita Raventós, de la Universitat de Lleida, va exposar els diversos reptes que tenen per a preservar totes les dades contingudes en el campus virtual de la universitat. Especialment, quan l’estructura de la plataforma canvia i s’actualitza constantment, impossibilitant així la importació de les dades al mateix sistema.

Durant aquestes jornades, també es va celebrar l’Assemblea anual de la CAU, un moment clau per planificar l’organització, el funcionament i les activitats futures. Es van presentar informes dels grups de treball, resumint les activitats de l’últim any, i es va obrir un debat per compartir inquietuds i proposar nous reptes.

Després de les Jornades, el Comitè Executiu presenta una proposta de conclusions, que comparteixen amb tots els assistents per tal que hi puguem fer comentaris o observacions.

En aquesta edició, les conclusions presentades ressalten que l’arxivística està vivint un moment de canvi en què es replanteja la concepció tradicional del document d’arxiu. Els documents es veuen no només com a dades, sinó com a representacions permanents que contribueixen a la identitat social i cultural i els professionals dels arxius juguem un paper crucial per assegurar que aquestes evidències documentals mantinguin la seva rellevància més enllà de la seva utilització original, garantint el seu accés i comprensió al llarg del temps.

La gestió de documents en entorns de dades estructurades presenta riscos tecnològics i d’accés malintencionat. Per això, és fonamental que els arxius implementin requisits de gestió que assegurin la captura fidedigna i permanent de la informació.

La irrupció de la intel·ligència artificial (IA) i la seva aplicació en processos arxivístics ofereix oportunitats, hem de saber aprofitar els seus beneficis i remodelar els processos tradicionals, però també planteja desafiaments en termes de qualitat de les dades i biaixos. L’arxiu es converteix, així, en garantia de la qualitat de les dades, actuant com un espai de confiança que ens permet contribuir al desenvolupament d’una tecnologia fiable.

Finalment, es posa de manifest que la gestió documental és clau en la governança de la informació i de les dades. És necessari adoptar enfocaments “by design” per dissenyar i integrar la gestió de documents en els sistemes d’informació de les nostres organitzacions des de l’origen, promovent la col·laboració multidisciplinària.

Valoració personal de les autores

El tema escollit per l’edició de les jornades d’enguany, no ens ha deixat indiferents i ens ha permès reflexionar sobre la seva influència en els diferents processos arxivístics que executem en les nostres organitzacions. Però també, sobre la nostra identitat professional com a arxivers, que sembla que es dilueix sota la predominança dels anomenats professionals de la informació i gestors de la informació centrats en el processament de dades i en la datificació de sèries i documents. Coincidim amb Antonia Heredia, en què aquesta marcada orientació a la dada ens hauria d’empènyer a un canvi i actualització de la nostra professió, però evidentment, sense perdre la nostra identitat com a arxivers que gestionem i preservem documents. Està clar que aquest canvi i nova orientació ens hauria d’ajudar a enfortir relacions professionals afins amb administratius i informàtics, i entre tots proveir fonts d’informació de qualitat als processadors de dades i a les intel·ligències artificials, per brindar a la societat un coneixement fiable i autèntic del nostre esdevenir com a éssers humans. El nostre repte és lluitar amb els biaixos i la seva perpetuació en la història, però també amb la síndrome dels arxius buits per evitar una societat desmemoriada, sense passat ni identitat clara. I és que com deia Saramago “som la memòria que tenim i la responsabilitat que assumim, sense memòria no existim i sense responsabilitat potser no mereixem existir”.